Freiberufler und Gewerbetreibende: Zugriff auf Kassendaten bei einer Außenprüfung

Zugriff auf Kassendaten bei einer Außenprüfung

Verwenden Einzelhändler eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, dann kann der Betriebsprüfer im Rahmen einer Außenprüfung auch auf die Kasseneinzeldaten zugreifen. Dies hat der BFH in drei zu Apotheken ergangenen Urteilen entschieden.

Sachverhalt:

In einem der Streitfälle nutzte eine buchführungspflichtige Apotheke ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-geschütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Die Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbonus ausgewertet und als summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Bei einer Außenprüfung verweigerte das Unternehmen dem Prüfer den Datenzugriff auf die Einzeldokumentation der Warenverkäufe, weil es nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet sei. Dies sah der BFH allerdings anders.

Pflicht zur Einzelaufstellung

Für bare Kasseneinnahmen hatte der BFH in einer Entscheidung aus 1966 bereits klargestellt, dass der nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall nicht nur der am Tagesende insgesamt vereinnahmte Betrag ist (sog. Tageslosung). Einzelaufzeichnungen der Kassenvorgänge könnten aber nur im Rahmen des nach Art und Umfang des Geschäfts Zumutbaren verlangt werden. Bei Unternehmen, die Waren von geringem Wert an eine Vielzahlt nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen, müssten die baren Betriebseinnahmen daher grundsätzlich nicht einzeln aufgezeichnet werden – so der BFH. In den jetzt entschiedenen „Apothekenfällen“ macht der BFH hierzu allerdings eine wichtige Einschränkung:

Nutzung als Verzicht auf Erleichterung zu werten

Merke:

Wer aber ein Kassensystem benutzt, das alle Kassenvorgänge einzeln aufzeichnet und speichert, der verzichtet auf diese Erleichterung und kann sich nachträglich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Der Betriebsprüfer kann dann bei einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.

Mandant muss steuerlich nicht relevante Daten selektieren

Ein weiterer wichtiger Aspekt hinsichtlich beruflicher Verschwiegenheitspflichten ist der BFH-Entscheidung noch zu entnehmen:

Praxishinweis:

Soweit der Steuerpflichtige meint, dass einzelne Daten nicht steuerrelevant sind, muss er sie selektieren. Patientenbezogene Daten, deren Herausgabe er verweigern darf, muss er selbst entfernen. Ist das nicht möglich, kann der Steuerpflichtige den Zugriff nicht aus diesem Grund verweigern. Er trägt damit die Verantwortung und das Risiko, wenn steuer- und nicht steuerrelevante Daten vermengt sind.