Freiberufler und Gewerbetreibende: Rechnungen in Word un Excel
Rechnungen in Word oder Excel
Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Word oder Excel, um Ihre Rechnungen zu schreiben, gehen Sie das Risiko ein, dass die Finanzverwaltung Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß ansieht. Es drohen Ihnen Hinzuschätzungen. Möglich wird dies durch die GoBD.
GoBD gelten für alle Unternehmen
Die GoBD gelten seit dem 1.1.2017 für alle Unternehmen, gleichgültig, ob es sich um einen Konzern oder einen Einzelunternehmer handelt. Diese Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie fallen unter das GoBD, wenn Sie in Ihrem Unternehmen E-Mail mit steuerlich relevanten Inhalten, Software für Ihre Buchführung oder eine elektronische Kasse nutzen. Das BMF hat sich ausführlich mit den Einzelheiten beschäftigt.
Achtung bei Word und Excel!
Eine der Grundideen der GoBD ist, dass alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Daten so gespeichert werden, dass sie unveränderbar sind. Sollte es zu Änderungen kommen, müssen diese protokolliert werden — und genau an dieser Stelle scheitern Word und Excel.
Beispiel
Sie erstellen mithilfe von Excel eine Ausgangsrechnung und speichern sie unter dem Namen 2017-0847 ab. Hierzu wählen Sie ein extra Verzeichnis, das Sie Ausgangsumsätze 2017 nennen, und sind der Meinung, alles richtig gemacht zu haben. Leider muss ich Ihnen jetzt sagen, dass Ihre Word- und Excel-Rechnungen ganz einfach verändert werden können. Sie erfüllen mit der Speicherung der Rechnungen auf Ihrem Computer oder in der Cloud nicht die Anforderungen, die der Fiskus an Sie stellt.
Es droht eine Hinzuschätzung
Halten Sie die GoBD in Ihrem Unternehmen nicht ein, tappen Sie in die GoBD-Falle. Im Fall einer Betriebsprüfung kann Sie das die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung kosten: Es droht Ihnen eine Zuschätzung Ihrer Einnahmen.
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Weder Sie noch eine andere Person dürfen eine Buchung oder Aufzeichnung so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später ausgeführt wurden. Deshalb muss das zum Einsatz kommende DV-Verfahren die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Belege, Grundaufzeichnungen, Buchungen), nach diesem Zeitpunkt nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Die Unveränderbarkeit Ihrer Daten können Sie sowohl durch die Hardware, die Software als auch organisatorisch gewährleisten.
Word- und Excel-Dateien sind leicht änderbar
Word und Excel sind leicht änderbare Dateiformate. Die Speicherung und Ablage von Word- oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z. B. Windows Explorer, Dropbox oder Ähnliches) sind nicht GoBD-konform. Betroffen sind Ihre Word- und Excel-Rechnungen auch dann, wenn Sie diese nur speichern und nicht als Mailanhang versenden. Einzelheiten regelt hier die Textziffer 120 des o. g. BMF-Schreibens zur GoBD. Speichern Sie eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System" (z. B. WINDOWS — Dateimanager), gilt sie als elektronisches Dokument. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass sie unveränderbar abgespeichert wird. Ob Sie die Rechnung per Post oder elektronisch versenden, ist unerheblich. Sie haben daher nur 2 Möglichkeiten:
Ihre Rechnung gilt als Papierrechnung
Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür von Ihnen verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben.
In diesem Fall ist es zulässig, dass Sie die Kopie Ihres Schreibens nur als Papierdokument aufbewahren.
Werden die gesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich von Ihnen in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File- oder einem DMS-System), ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Dann hilft Ihnen nur noch die erste Möglichkeit.
Das von Ihnen eingesetzte Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mithilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.