Freiberufler und Gewerbetreibende: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Kombination aus Diktiergerät und Excel-Datei wird nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung anerkannt.

Die Kombination aus den Aufzeichnungen der Fahrten auf ein Diktiergerät und der späteren zeitnahen Erfassung in einer Excel-Tabelle ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Was war geschehen? Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung beim Arbeitgeber des Steuerpflichtigen wurde festgestellt dass der Steuerpflichtige das Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts geführt hatte. Dabei ging er wie folgt vor: Er diktierte zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus oder Straßensperrungen, Umleitungen) und am Ende wiederum den km-Stand. Während der Eingaben lief das Radio, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Ebenso wurden die Diktierbänder im Originalzustand gespeichert, für jeden Monat wurde bei Bedarf ein neues Band verwendet.

Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der sog. 1 %-Regelung. Der gegen die geänderten Einkommensteuerbescheide eingelegte Einspruch blieb ebenso ohne Erfolg wie die nachfolgend eingelegte Klage.

Begründung: Das FG stellte klar, dass der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gesetzlich nicht näher bestimmt ist. Aus der Formulierung und aus dem Sinn und Zweck des Gesetzes folge, dass die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit überprüft werden können. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen An­forderungen nur dann, falls nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Diese Voraussetzungen waren im Streitfall nicht erfüllt führt das Finanzgericht aus: Die Excel-Tabellen erfüllten die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden wurden. Außerdem wären sie jederzeit änderbar.

Die besprochenen Kassetten stellten kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, da sie aufgrund der heutigen technischen Möglichkeiten jederzeit änderbar waren, jedes Band neu besprochen werden konnte, die Bänder nicht gegen Verlust gesichert waren und nicht feststellbar war, ob der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen hatte.

Beratertipp: Nach Auffassung des FG ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, sofern die elektronische Aufzeichnung unmittelbar (d.h. sofort) ausgedruckt wird und dies nachvollziehbar ist.