Freiberufler und Gewerbetreibende: Können Sie Belege nach dem Einscannen wegschmeißen?

Können Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Das papierlose Büro ist allgegenwärtig Thema in der Diskussion. Sogar das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu einen eigenen Erlaß geschaffen, der Klarheit bringen soll, ob, und wenn ja welche Belege eingescannt und danach das Original vernichtet werden kann.

Sie möchten Ihre Belegablage und Ihr Archiv? Eingangsrechnungen werden also gescannt, dann verbucht, wobei das gescannte Bild mit dem Buchungssatz verbunden wird. Können Sie anschließend die Originalbelege vernichten?

Was gegen eine Vernichtung spricht: Ein Finanzgericht hat vor einiger Zeit entschieden, dass eingescannte Ausfuhrbelege nicht als Belegnachweis für steuerfreie Ausfuhrlieferungen genügen.

Was für eine Vernichtung der Belege spricht: Das Bundesfinanzministerium hat in den neuen GoBD in Ziffer 4.1, Rz 68 „Belegsicherung“ geschrieben: „Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage, durch zeitgerechte Erfassung in Grundaufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.“. Dies könnte darauf hindeuten, dass man gescannte Rechnungen nach dem Scannen vernichten darf. Das Bundeswirtschaftsministerium und die Deutsche Industrie- und Handelskammer unterstützen das.

Warnung: Sie können also eingescannte Belege nach dem Scannen - ohne steuerliche Probleme zu riskieren - eigentlich vernichten. Es gibt dazu allerdings bisher keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Wer also zu 100 Prozent auf Nummer Sicher gehen will, vernichtet seine Belege trotz Verfahrensdokumentation, Barcode und ordnungsgemäßem Scan-Prozess lieber erst einmal noch nicht.