Freiberufler und Gewerbetreibende: Kassenführung

Kassenführung

Achtung Trainingsspeicher – sind alle Mitarbeiter, die im Trainingsspeicher genannt sind, auch auf der Lohnliste?

Sind alle Mitarbeiter, für die eine Zugangsberechtigung zur Kasse gilt, auch angemeldet?

Das Thema Kassenführern ist immer wieder ein Streitpunkt bei Betriebsprüfungen. Wird die Ordnungsmäßigkeit der Kasse angezweifelt – und daran arbeitet jeder Betriebsprüfer gerne – so kann im Ernstfall eine Schätzung der Einnahmen erfolgen, zumindest droht eine Hinzuschätzung, was natürlich unangenehme steuerliche Folgen hat.

Einer der Punkte, die in den letzten Prüfungen aufgegriffen wurden, war der Trainingsspeicher der Kasse. Hier werden Mitarbeiter angelegt, denen die Funktionen der Kasse erläutert werden. Da solche Trainingsbuchungen natürlich nicht in das Abrechnungssystem eingepflegt werden sollen – es sind ja nur Phantasiezahlen – werden diese Daten im Trainingsspeicher verarbeitet. Dabei kommt es bei einigen Systemen vor, dass der Name des Bedieners angegeben wird. Gerne wird dann nachgeforscht, ob diese Person auch in der Lohnbuchhaltung erfasst ist.

Dies gilt natürlichen und insbesondere auch für die in der Kasse als zugangsberechtigt aufgeführten Personen. Auch hier die Frage, ob diese Personen auch alle auf der Lohnliste stehen.

Ein weiterer Punkt wird gerne aufgegriffen: Gutscheine. Geben Sie Gutscheine aus, die dann vom Erwerber des Gutscheines verschenkt werden können, wird dieser Gutschein üblicherweise nach eine gewissen Zeit nach der Ausstellung eingelöst. Bitte heben Sie diesen Gutschein bei dem Kassenbelegen auf, denn die Nichtaufbewahrung stellt einen formellen Mangel dar, der zu Zuschätzungen berechtigt.