Freiberufler und Gewerbetreibende: Diese Regelungen sind bei einer elektronischen Kasse zu beachten
Diese Regelungen sind bei einer elektronischen Kasse beachten
Bei vielen Unternehmen herrscht seit dem 1.1.2017 weiterhin eine große Unsicherheit bezüglich der Kassenführung von elektronischen Kassensystemen. Daher hat das Bayerische Landesamt für Steuern eine Information für Unternehmer am 6.2.2017 veröffentlicht, die ich für Sie aufbereitet habe. Es gilt Folgendes:
In vielen Unternehmen werden Registrierkassen oder PC-Kassensysteme zur Erlöserfassung eingesetzt. Der Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden.
Im Verhältnis zur Finanzverwaltung müssen Sie als Unternehmen für eine sachgerechte und insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistende Struktur und Organisation Ihrer Aufzeichnungen sorgen.
Der Unternehmer ist für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzungen selbst verantwortlich. Eine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Kassen besteht nicht. Damit ermöglichen auch sogenannte „offene Ladenkassen" eine ordnungsgemäße Kassenführung. Aber auch diese Art der Erlöserfassung ist an umfangreiche Aufzeichnungspflichten geknüpft.
Übergangsfrist endete am 31.12.2016
Eine rund 6-jährige Übergangsfrist in Bezug auf die strengeren Regelungen beim Einsatz von elektronischen Kassen und zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften endete mit Ablauf des letzten Jahres. Seit dem 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (4 147 Abs. 2 AO).
Ihre Kasse muss alle Vorgänge speichern
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Ausnahme gilt z. B. für den Einzelhandel
Eine Ausnahme von der Einzetaufzeich-nungspflicht besteht aus Zumutbarkeits-gründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (beispielsweise Gastronomie, Supermarkt).
Erfüllt Ihr Kassensystem diese Vorgaben?
Was müssen Sie beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufzeichnen und aufbewahren?
Verwenden Sie eine elektronische Kasse, müssen alle Einzeldaten (spätestens seit dem 1.1.2017), die
durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
- jederzeit verfügbar,
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) jederzeit vorgelegt werden können.
Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. 8. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden können.
Der Grundsatz der Unveränderbarkeit im Sinne der Abgabenordnung gilt für sämtliche digitalen Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen.
Ältere Kassensysteme (z. B. elektronische Registrierkassen mit Papierjournal oder elektronischem Journal ohne Möglichkeit zur Einzeldatenspeicherung) können die oben genannten Vorgaben nicht erfüllen und dürfen damit nicht mehr eingesetzt werden.
Organisationsunterlagen und Daten der „Alt-Kassen" sind weiterhin für steuerliche Zwecke während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, neben dem Vorgenannten auch die „Alt-Kasse" weiterhin aufzubewahren.
Kassennachschau kommt ab 1.1.2018
Ab dem 1.1.2018 wird die Möglichkeit der Kassennach-schau eingeführt. Dann ist die Finanzverwaltung in der Lage, Ihre Kasse jederzeit daraufhin zu prüfen, ob sie den gesetzlichen Anforderungen genügt. Als Steuerverantwortlicher sollten Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihr Kassensystem die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt.
Ab 1.1.2020 muss Ihr Kassensystem noch mehr können und leisten
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus 3 Elementen besteht:
- einem Sicherheitsmodul,
- einem Speichermedium und
- einer digitalen Schnittstelle.
1. Ihre Kasse muss ein Sicherheitsmodul enthalten
Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
Dieser Baustein ist in Ihrer Kasse verbaut. So ist z. B. ein Betriebsprüfer in der Lage zu prüfen, ob und wann in Ihrem Unternehmen Stornierungen vorgenommen worden sind.
Praxis-Beispiel
Der Betreiber der System-Gastronomie erstellt am 19.3.2017 um 03:15 Uhr einen X-Abschlag, der einen Umsatz von insgesamt 8.472,13 € aufweist. Dies ist ihm aber zu viel und daher storniert er einen Betrag von 1.500 € und erstellt anschließend den Z-Abschlag. Dieser weist einen Umsatz von 6.972,13 € aus. Die Stornierung wird auf dem Z-Bon nicht ausgedruckt.
Abgesehen davon, dass die Kassenführung wegen des fehlenden Ausdrucks der Stornierung nicht ordnungsgemäß ist, könnte ein Betriebsprüfer die Stornierung von 1.500 € nicht finden. Die Buchführung erfasst nur den Umsatz vom 19.3.2017 in Höhe von 6.972,13€. Mit dem Einsatz des Sicherungsmoduls ist der Prüfer in der Lage, die Daten der Kasse nach Stornierungen zu durchsuchen. Ihm wird der Betrag sofort auffallen und es wird sicherlich Nachfragen geben.
- Speichermedium enthält alle Einzeldaten
Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Dies sind der Regel 10 Jahre.
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, diese Daten gegen Verlust zu sichern und jederzeit auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. Eine tägliche Sicherung ist somit eine absolute Notwendigkeit.
- Die digitale Schnittstelle gewährleistete den Datenaustausch
Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke. In der Praxis wird sich der Betriebsprüfer mit seinem Laptop an Ihre Kasse anschließen und die Daten Ihres Systems auslesen. Anschließend wird er Ihre Kassendaten aufarbeiten und auswerten.
Dies können Sie sich in etwa so vorstellen, wie Sie das Verfahren schon heute von der Datenübergabe Ihrer elektronischen Buchführung kennen.
Weitere Details werden im Jahr 2017 erarbeitet
Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechtsverordnung festgelegt werden. Diese wird im Einvernehmen zwischen dem BMF, dem BMI und dem BMWi erstellt. Sie bedarf der Zustimmung des Deutschen Bundestages und des Bundesrats.