Freiberufler und Gewerbetreibende Details zur unangekündigten Kassen-Nachschau

Bereits seit Anfang 2018 besteht für die Finanzbehörde die Möglichkeit einer unangekündigten
Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher
Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Das Bundesfinanzministerium hat nun die Grundsätze für eine Kassen-Nachschau näher erläutert. Wichtige
Punkte werden vorgestellt.

Der Kassen-Nachschau unterliegen nicht nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme
oder Registrierkassen, sondern beispielsweise auch Taxameter, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Der Amtsträger kann (Ermessensentscheidung) zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen
einen sogenannten Kassensturz verlangen. Denn die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich)
ist ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen.
Ein Durchsuchungsrecht besteht nicht, wobei das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken
und Räumen noch keine Durchsuchung ist. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten
vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
Merke: Gerade bargeldintensive Unternehmen (z. B. Gastronomiebetriebe) müssen damit rechnen, dass der
Prüfer vor der Nachschau verdeckte Testkäufe durchführt und sich einen Überblick verschafft, wie die Kassenführung erfolgt. Denn: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen
Geschäftsräumen ist zulässig, ohne dass sich der Amtsträger ausweist. Auch muss die Nachschau nicht am
selben Tag wie die Kassenbeobachtung erfolgen.

Der Prüfer muss sich erst ausweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume
betreten möchte, den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem zugänglich
zu machen oder weitere Unterlagen (z. B. die Verfahrensdokumentation) fordert.
Beachten Sie: Ist der Steuerpflichtige oder sein gesetzlicher Vertreter (z. B. bei einer GmbH der Geschäftsführer)
nicht anwesend, hat sich der Amtsträger gegenüber Dritten (z. B. Arbeitnehmern), die mit dem Kassensystem
vertraut sind, auszuweisen und sie zur Mitwirkung aufzufordern.
Der Amtsträger ist zu Dokumentationszwecken berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu
fotografieren.

Bei Beanstandungen kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.
Dies ist dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen.
Beachten Sie: Anlass zur Beanstandung kann auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen (z. B.
Protokolle nachträglicher Programmänderungen) nicht vorgelegt werden können.

Kassensturzfähigkeit
Jede Kasse muss stets kassensturzfähig sein. Dies bedeutet, dass Soll- und Istbestand der Kasse übereinstimmen
müssen. Lässt sich bei einer Kasse kein Kassensturz durchführen oder schlägt er fehl, so liegt ein
schwerer formeller Mangel vor.
Der Amtsträger (Prüfer) kann zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen im Rahmen der
Kassennachschau einen sog. Kassensturz verlangen. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind.

Praxishinweise
• Wann ein Kassensturz aufgrund einer Ermessensentscheidung nicht zulässig ist, wird im Anwendungserlass
nicht näher ausgeführt. Ich gehe jedoch nach dem Sinn und Zweck der Vorschrift davon aus, dass im Regelfall
kein Ermessensfehlgebrauch bei der Anordnung eines Kassensturzes vorliegt.
• Nur dann, wenn der laufende Geschäftsverkehr durch die Maßnahmen des Amtsträgers behindert oder
gestört wird, ist u. E. ein Kassensturz unbillig.
• Kommt es beim Kassensturz zu Abweichungen zwischen dem Soll- und Istbestand der Kasse, so kann
der formelle Mangel zur Widerlegung der sachlichen Richtigkeit der Kassenbuchführung auch für vergangene
Jahre herangezogen werden'.
• Die Mandanten sind daher zwingend über die Folgen eines fehlgeschlagenen oder nicht durchführbaren Kassensturzes zu informieren.
• Zur eigenen Absicherung empfiehlt es sich, hierüber eine Gesprächsnotiz zu fertigen, welche zu den Handakten
zu nehmen ist.
• Ob ein fehlgeschlagener Kassensturz allein eine pauschale Hinzuschätzung in Form eines Unsicherheitszuschlags
rechtfertigt, ist u. E. zweifelhaft. Das Schätzungsmittel „Unsicherheitszuschlag a ist durch die Rechtsprechung
1. d. R. nur bei besonders schwerwiegenden Verstößen, wie z. B. bei nachgewiesenen, nicht
verbuchten Einnahmen oder bei Verwendung einer Manipulationssoftware legitimiert' und zudem nachrangig
gegenüber anderen Schätzungsmethoden'.
• Abweichungen des Soll- vom Kassenistbestand (regelmäßige Fehlbeträge) sind jeweils am Schluss eines
Geschäftstages täglich zu protokollieren. Dies sollte bei der Kassenprüfung durch Mitarbeiter bestätigt werden.
Es gibt keine Kasse, bei der nicht gelegentlich Fehlbeträge auftreten. Werden solche nicht in der Kassenführung
protokolliert, gibt es Prüfer, die alleine schon dies zu einem Mangel hochstilisieren!
• Sofern die Kassenfehlbeträge einen gewissen Betrag übersteigen, sind zwingend Nachforschungen anzustellen,
weil es ansonsten in einer Betriebsprüfung zu Problemen bezüglich der Glaubwürdigkeit kommen
kann. Die Grenze ist hierbei unternehmensspezifisch und hängt vom Umfang der Barumsätze ab.
Auch bei Verwendung einer Kasse, welche sämtlichen technischen Anforderungen erfüllt, wird man - im
Hinblick auf die Kassensturzfähigkeit - nicht umhin kommen, den tatsächlichen Kassenbestand zum Ende eines
jeden Geschäftstages händisch auszuzählen um Soll- und Istbestand abzugleichen.

Sturzfähigkeit der Kasse
Kassenzählung am Sonntagabend bei einer Gaststätte: Der Kassenbestand beträgt am Ende des
Abends € 1.288,45. Der Gastwirt belässt € 200,00 als Wechselgeld in der Kasse, den Rest nimmt er mit in
sein häusliches Büro, schließ es in den Tresor, um es am kommenden Montag mit den weiteren Bargeldvorräten
vom Freitag und Samstag bei der Bank auf das Geschäftskonto einzuzahlen.
Diese Vorgehensweise birgt jedoch einen gravierenden formellen Fehler:
Der Bargeldtransfer in den Tresor ist nicht erfasst.
Aus Betriebsprüfungen sind mir mehrere Fälle dieser Art bekannt. In Filialbetrieben begibt der sich
Geschäftsführer abends stets von einem Geschäft zum anderen und holt die Beträge ab, die über ein Wechselgeld
von € 250,00 hinausgehen. Diese verbrachte er in sein häusliches Büro, wo er sie im Tresor in seinem
Büro verwahrte.
Der formelle, für die Vergangenheit nicht heilbare Fehler ist: Diese Auszahlung des Bargelds aus
den einzelnen Kassen wurde nicht in die dortigen Kassenbücher eingetragen, für die „Tresorkasse“ wurde
kein Kassenbuch geführt.
Diese Handhabung macht einen Kassensturz unmöglich, denn in keiner der Kassen stimmt der tatsächliche
mit dem rechnerischen Bestand überein, der Finanzbehörde eröffnet sich die Chance, die Buchführung
als „nicht ordnungsgemäß“ zu verwerfen.

Haben Sie Ihre Verfahrensdokumentation schon angefangen?
Die Verfahrensdokumentation ist ein lästiges Thema, vor dem viele Unternehmer zurückschrecken.
Seit 2015 wünscht das Finanzamt auf Nachfrage eine solche Dokumentation zu sehen, die belegt, wie Sie
mit Rechnungseingang, Belegaufbewahrung, Verarbeitung der Belege, Datensicherheit und Buchungsverhalten
umgehen.
Wichtig sind vor allem Bedienungsanleitungen für verwendete Kassen, IT-Systeme und Software.
Eine gesetzliche Mindestanforderung, was darin stehen muss, gibt es nicht.
Eine allgemeine Vorgabe lautet: Ein Betriebsprüfer muss sich anhand dieser Dokumentation innerhalb
angemessener Zeit Überblick über die buchhaltungsrelevanten Abläufe in Ihrem Unternehmen verschaffen
können.
Und hier droht folgende Gefahr: Ein böswilliger Betriebsprüfer könnte zu Ihnen sagen: „Sie haben
keine Verfahrensdokumentation, bei Ihnen blickt man überhaupt nicht durch, wie Sie Rechnungen versenden,
archivieren und verbuchen. Ich verwerfe daher Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß“.
Es gibt dazu noch keinerlei Urteile, aber diese Gefahr besteht.
Kann man die Dokumentation noch erstellen, nachdem sich der Betriebsprüfer angekündigt
hat? Bei einer normalen Betriebsprüfung kann man es versuchen. Pech hätten Sie aber bei der „unangekündigten
Kassennachschau“. Hier kann der Betriebsprüfer einfach so ohne Ankündigung bei Ihnen erscheinen,
und dann eine Verfahrensdokumentation bezüglich der bargeldorientierten Abläufe verlangen und eine
Bedienungsanleitung der Kasse.
Meine Empfehlung: Sie müssen keine 50-seitige Abhandlung verfassen, zehn Seiten sind schon
einmal ziemlich gut, fünf Seiten sind immer noch besser als eine Seite und eine einzige Seite ist zwar ziemlich
dürftig, aber immer noch besser als gar nichts. Machen Sie sich einfach einmal an die Arbeit.