Freiberufler und Gewerbetreibende: Benzingutscheine - Dauerthema bei Betriebsprüfungen

Benzingutscheine – Dauerthema bei Betriebsprüfungen

Benzingutscheine sind nach wie vor ein gerne gesehenes Extra im Rahmen der Gehaltsberechnung bzw. Gehaltsverhandlung.

Schon die Bezeichnung als „Benzingutschein“ ist irreführend, denn ein Sachbezugsgutschein kann für alle möglichen Dinge gewährt werden. Es gibt keine besondere steuerliche Begünstigung für Benzingutscheine, sondern eine allgemeine Freigrenze in Höhe von 44 Euro für Sachbezüge. Wahrscheinlich erfreut sich der Benzingutschein deshalb besonderer Beliebtheit, weil fast alle Mitarbeiter Kraftstoff für den Betrieb seines Fahrzeugs benötigt.

Wichtig ist jedoch die 44 Euro-Grenze, die nicht überschritten werden darf. Dies ist die monatliche Freigrenze laut § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG ist. Vorsicht: Das ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bekommt ein Mitarbeiter Sachbezüge in Höhe von auch nur einem Cent mehr als 44,00 €, ist demnach der ganze Betrag steuerpflichtig.

Sie dürfen aber auch einfach einen 44-Euro-Gutschein von Esso, Tchibo usw. austeilen!

Dabei ist zu beachten, dass die Bezeichnung der Ware, die zugewendet werden soll, bezeichnet ist. Dies hat die Finanzverwaltung früher nicht gestattet, aber laut verschiedener Urteile des Bundesfinanzhofs vom Oktober 2010 ist die früher angeblich erforderliche Ausstellung auf Liter seitdem Vergangenheit. Ein „Gutschein über Kraftstoff im Wert von 44 Euro“ ist genauso steuerfrei, wie einer, der auf „25 Liter“ lautet.

Beachten Sie, Sie können Sie Ihrem Mitarbeiter auch einfach Bargeld zum Tanken geben!

Auch das ist mittlerweile möglich. Sie geben Ihrem Mitarbeiter z. B. einen „Gutschein über Pkw-Treibstoff SUPER bleifrei - 30 Liter, einzulösen im Monat ….“. Anschließend erstatten Sie dem Arbeitnehmer den an der Tankstelle bezahlten Betrag und bestätigen dies auf dem Gutschein. Nach dem Urteil Bundesfinanzhof sind auch solche Gutscheine steuerfreier Sachbezug. Ebenso möglich: Sie verbinden die Zahlung mit der Auflage, „den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden“. Bei dieser Vorgehensweise ist allerdings bei einer Betriebsprüfung mit Schwierigkeiten zu rechnen!

Daneben können Sie zuwenden: Handy, Geburtstagsgeschenke oder eine Erholungsbeihilfe, die bei der 44-Euro-Grenze nicht gerechnet wird:

Alles, wofür es eine gesonderte Steuerbefreiung bzw. Pauschalierungsmöglichkeit gibt, bleibt außer Betracht und kann noch zusätzlich gewährt werden.

Sie können auch einem Mitarbeiter mit Dienstwagen einen Benzin­gutschein geben? Der Dienstwagen und die dafür entstehenden Kosten werden über den Betrieb abgerechnet und beim Mitarbeiter mit der 1-% Regelung besteuert. Aber vielleicht kann der Mitarbeiter den Gutschein für den Wagen der Frau oder den eines Kindes gebrauchen.

Haben Sie den Vorsteuerabzug aus dem Benzingutschein? Nein. Wenn Sie den Benzingutschein mit der Absicht erwerben, ihn unentgeltlich an Mitarbeiter weiterzugeben, entfällt der Vorsteuerabzug.

Wie verbuchen Sie den Benzingutschein richtig? In der Finanzbuchhaltung am besten unter „freiwillige soziale Leistungen lohnsteuerfrei“. Streng genommen müssten Sie den Benzingutschein auch auf der Gehaltsabrechnung und beim Lohnkonto ausweisen, und zwar als Nettobezug und gleichzeitig als Nettoabzug für den Sachbezug.