Freiberufler und Gewerbetreibende Anwendungserlass zur Buchführung und Aufzeichnung mit elektronischen Kassen
Freiberufler und Gewerbetreibende
Anwendungserlass zur Buchführung und Aufzeichnung mit elektronischen Kassen
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016
wurde mit § 146a der Abgabenordnung (AO) eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung
mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Das Bundesfinanzministerium hat nunmehr
einen Anwendungserlass veröffentlicht, der § 146a AO näher präzisiert.
Bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 grundsätzlich über eine
zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem
Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Bereits in 2017 erfolgte durch die Kassensicherungsverordnung eine Präzisierung: Hier wurde u. a.
geregelt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine TSE verfügen müssen. Das sind: elektronische
oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich tabletbasierter Kassensysteme
oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule).
Beachten Sie: Nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abs. 1 AO gehören
u. a.: Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler
und Geldspielgeräte.
Zeitliche Übergangsregelung
Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, die die Anforderungen
der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE
aufgerüstet werden können, dürfen bis Ende 2022 weiter verwendet werden. Die Nachweise, dass diese
Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen
(z. B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Diese Ausnahme gilt nicht für PC-Kassensysteme!
Beachten Sie: Einige Kassenhersteller haben in den vergangenen zwei Jahren mit einer Garantieerklärung
für ihre Kassen geworben, dass diese mit einer TSE ausgerüstet werden können. Diese Kassen müssen bis
zum 31.12.2019 aufgerüstet werden!
Mitteilungspflicht
Eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme besteht weiterhin nicht. Neu ist aber,
dass Steuerpflichtige dem Finanzamt eine Mitteilung (nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck) machen
müssen, wenn sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen
Aufzeichnungssystem erfassen (§ 146a Abs. 4 AO). Die meldepflichtigen Punkte werden in dem Anwendungserlass
näher erläutert.
Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen
Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Hiervon gibt es folgende Ausnahmen:
• Registrierkassen, für die die übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im übergangszeitraum
keiner Mitteilungspflicht.
• Die Mitteilung für elektronische Systeme, die unter § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung
fallen und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, muss bis zum 31.1.2020 erfolgen.
Der Deutsche Steuerberaterverband hat kritisiert, dass bislang (Stand 7.3.2019) keine Kassen mit
einer TSE erhältlich sind. Abhängig davon, wann dies erstmals möglich sein wird, kann das zu einer Verdichtung
der Meldungen führen bzw. bleibt für die Meldungen wenig Zeit.
Belegerteilungspflicht
Ab dem 1.1.2020 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann
eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. In dem Anwendungserlass wurden die Anforderungen
an den Beleg und die Belegausgabe nun präzisiert.
Beachten Sie: Die Belegausgabepflicht hat jedoch nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe
eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst.
Der Beleg kann nach der Kassensicherungsverordnung elektronisch oder in Papierform zur Verfügung
gestellt werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden, die
allerdings keiner besonderen Form bedarf.
Merke: Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme
des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in
jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/
Kassendisplay) allein reicht nicht aus.