Fehlende Verfahrensdokumentation???

Von einer Kassen-Nachschau betroffene Steuerpflichtige haben nach § 146b AO auf Verlangen
Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen
vorzulegen. Die Vorschrift gilt seit dem 1.1.2018. Sie ist letztlich zurückzuführen auf das BFH-Urteil vom
25.3.2015 (Az. X R 20/13), wonach das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung
dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher
Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen
im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen. Das heißt im Klartext: Das Fehlen der Organisationsunterlagen
steht dem Fehlen von Z-Bons gleich. Sofern diese nicht vorhanden sind, können Umsätze letztlich
nur geschätzt (worden) sein.
Die Folge ist, dass die Finanzbehörde Zuschätzungen zum Umsatz in Höhe von bis zu 10% vornehmen
kann! Rechnen Sie dann daraus einfach einmal die fällige Umsatz und Einkommensteuer!
Nach wie vor sind nur die wenigsten Mandanten bereit, eine so genannte 'Verfahrensdokumentation'
zur Kassenführung zu erstellen. Dieses Urteil sollte Sie jedoch eines Besseren belehren. Eine Verfahrensdokumentation
ist auch bei kleinsten Betrieben erforderlich. Es ist ja nicht so scher, die Verfahrensabläufe
in Ihrem Betrieb aufzunehmen, festzuhalten und zu dokumentieren?!?
Wollen Sie da lieber Lehrgeld in Form von Steuern auf zugeschätzte Beträge zahlen???
Kassen-Nachschau — Der Kassenprüfer ist da — was geschieht??
BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau veröffentlicht
Das Bundesfinanzministerium hat mit Datum vom 29.05.2018 ein so genanntes BMF-Schreiben
zur Kassen-Nachschau (§ 146b AO) veröffentlicht. Zum Entwurf hatte der schon mehrere Verbände
umfangreich Stellung genommen und insbesondere auf die möglichen massiven Beeinträchtigungen des
Betriebsablaufs hingewiesen. Dieser Kritik wurde nur insoweit Rechnung getragen, als dass nun bei der
Entscheidung des Amtsträgers, ob ein Kassensturz verlangt wird, die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen
sind". Sofern der Steuerpflichtige selbst oder sein Stellvertreter nicht anwesend sind, sind
jedoch nur Mitarbeiter zur Mitwirkung bei der Kassennachschau verpflichtet, soweit sie rechtlich und
tatsächlich dazu in der Lage sind.
Allgemeines zur „Kassen-Nachschau"
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom
22.12.2016 wurde mit § 146b AO die Kassen-Nachschau neu in die Abgabenordnung aufgenommen.
Die Kassen-Nachschau ist eine weitere Maßnahme des Gesetzgebers, um die Entdeckungschance für
Manipulationen an Kassen zu erhöhen. Da diese Nachschauen regelmäßig in den Geschäftsräumen zu
den üblichen Geschäftszeiten durchgeführt werden, kommt es zwangsläufig zu einer Unterbrechung im
Verkaufsablauf. Die Nachschauen können jedoch auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen
werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird. Reputationsschäden durch derartige
„öffentliche Nachschauen" sind nicht auszuschließen, da es sich um eine neue, noch völlig unbekannte,
nicht geläufige Verwaltungsmaßnahme handelt.
Was wird geprüft?
Betroffen von der Kassen-Nachschau sind u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme
oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler,
Geldspielgeräte und offene Ladenkassen. Dabei wird u. a. Folgendes geprüft:
• Verdeckte Ermittlung der wahren Aufzeichnungsform
• Festhaltung von Nebenaufzeichnungen
• Verdeckte Beobachtung des Geschäftsablaufs und der Handhabung der Kasse in den öffentlichen
Geschäftsräumen einschließlich Feststellung, ob permanent Belege erteilt werden und Festhaltung
von einzelnen Geschäftsvorfällen, z. B. Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber
• Aufforderung zur Vorlage von Berichten und Abschlüssen (Tageslosungen, Kassenberichte, Kassenbuch,
Bedienungs-/ Programmieranleitungen, Programmier-/ Einrichtungs-Protokolle, usw.)
• Aufforderung zur Datenvorlage (aus dem elektronischen/ computergestützten Kassensystem oder
Registrierkasse, App-Systeme, etc.)
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• Kontrolle der Bargeldverrechnung (insbesondere Kassensturzfähigkeit: „Ob ein Kassensturz verlangt
wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen
sind.")
• Ab dem Jahr 2020: Kontrolle, ob das Sicherheitsmodul in die Kassen integriert wurde.
Allgemeine Verhaltensregeln bei einer Kassennachschau
• Die Kassen-Nachschau ist keine Durchsuchung: Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-
Nachschau nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine
Durchsuchung. Der Prüfer kann sich jedoch erst verdeckt in den öffentlichen Geschäftsräumen aufhalten
und sich später zu erkennen geben. Seien Sie trotzdem freundlich und behandeln Sie den Prüfer
wie einen Gast, aber Sie sind der Hausherr!
• Lassen Sie sich den Prüferausweis und die schriftliche Ermächtigung zur Prüfung vorlegen.
• Zutritt zu den nicht öffentlichen Geschäftsräumen ist zu gewähren, eine Nachschau kann nicht verweigert
werden.
• Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt über die Nachschau und ziehen ihn nach
Möglichkeit hinzu — der Prüfer muss bis zur Ankunft des Steuerberaters oder Rechtsanwalts jedoch
nicht warten.
• Zutritt zu den privaten Wohnräumen ist grundsätzlich tabu. Verweigern sie verbal den Zutritt und lassen
Sie ggfs. diese Maßnahmen protokollieren (nur bei „Gefahr im Verzug" ist der Prüfer berechtigt,
fragen Sie gezielt nach, ob wirklich „Gefahr in Verzug" vorliegt)
• Die Kassennachschau umfasst nur die Kasse als Prüfungsobjekt. Nur Unterlagen die im unmittelbaren
Zusammenhang mit der Kasse stehen sind heraus zu geben, z. B. Kassenbuch, Tageslosungen,
Kassenberichte, Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle, Programmierprotokolle,
usw. Nicht vorlagepflichtig sind bei der Kassennachschau z.B. Wareneinkaufsrechnungen,
Lohnabrechnungen, Verträge u.ä.
• Nur der Geschäftsinhaber ist auskunftspflichtig. Sie können jedoch einen Ansprechpartner benennen,
der von Ihnen entsprechend informiert ist. Nur diese Personen sollen dann dem Prüfer Auskünfte erteilen.
• Wenn Sie selbst oder Ihr benannter Ansprechpartner nicht anwesend sind, sind nur Mitarbeiter zur
Mitwirkung bei der Kassennachschau verpflichtet, soweit „sie rechtlich und tatsächlich dazu in der Lage
sind". Wir empfehlen, dass die restliche Belegschaft bzw. Familienmitglieder dem Prüfer am besten
aus dem Weg gehen (sie sind auch nicht zur Auskunft verpflichtet). Bei Nachfrage des Prüfers bei der
Belegschaft / Familienmitgliedern sollte immer auf den Geschäftsinhaber/ Ansprechpartner verwiesen
werden.
• Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte
Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen.
Bitte informieren Sie in diesem Fall umgehend mich, als Ihren Steuerberater!