Elektronisches Fahrtenbuch: Vorsicht bei Umwegen

Elektronisches Fahrtenbuch: Vorsicht bei Umwegen
In der steuerlichen Fachliteratur wurde berichtetet, dass ein Urteil des Niedersächsischen
FG (Az. 3 K 107/18, Nichtzulassungsbeschwerde anhängig beim BFH unter Az. VI B 26/19) zur steuerlichen
Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher, bekannt ist. Danach reicht die unmittelbare Erfassung
der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System nicht aus, um
die digitalen Aufzeichnungen finanzamtsfest werden zu lassen. Neben dem Bewegungsprofil müssten
vielmehr die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach
Jahren noch Änderungen zulässt, könne nicht anerkannt werden. Es zeigt sich, dass offensichtlich die
Finanzverwaltung sich gegen die elektronischen Fahrtenbücher „einschießen“ will und dass versucht
wird, diese mit allem Möglichkeiten zu verwerfen. Es ist ein internes Protokoll der Finanzverwaltung
Nordrhein-Westfalen bekannt geworden, wonach digitale Fahrtenbücher zu verwerfen sind, falls Umwege
(Mehrkilometer) nicht gesondert erläutert werden.
Der Hintergrund: Digitale Fahrtenbücher lösen bei jedem Ein- und Abschalten des Motors
eine Eintragung mit genauer Ortsangabe aus. Hinterher muss dann 'nur' noch der Grund der Fahrt
eingetragen werden. Oftmals ist die gefahrene Strecke laut digitaler Aufzeichnung jedoch erheblich
länger als die über einen Routenplaner ermittelte optimale Distanz. Die Nutzer von Dienst- oder Firmenwagen
machen sich darüber in der Regel keine Gedanken, denn sie werden üblicherweise gute
Gründe für den Umweg haben. Das können ein Stau, eine Baustelle oder ein hohes Verkehrsaufkommen
sein.
Nur: Die Finanzverwaltung ist von Natur aus argwöhnisch und wittert Privatfahrten. Sie stützt sich auf R
8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, wonach das Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute anzugeben sind.
Würden die Umwege nicht erläutert, sei das Fahrtenbuch nicht anzuerkennen. Die Finanzverwaltung hat
sogar schon entsprechende Mustertexte entwickelt. In dem internen Protokoll heißt es dazu: „Inwieweit
eine Abschaltung bzw. 'Nichtabschaltung' des Motors zwingend Rückschlüsse auf eine Privatnutzung zulässt
oder ob die Lohnbesteuerung von Sachbezugswerten auslösende Situationen (z. B. Besuch eines
Drive-In Restaurants) vorstellbar sind, sei dahingestellt. Denn im vorliegenden Fall mangelt es teilweise an
den vom Gesetzgeber geforderten und durch die Rechtsprechung als essenziell bezeichneten Fahrtenbucheintragungen."

Allenfalls bei Abweichungen im Rahmen einer Toleranzgrenze, die das Finanzgericht
Düsseldorf (Az. 12 K 4479/07) festgelegt habe, sei Gnade walten zu lassen. Demnach führen
Differenzen zwischen eingetragenen Streckenlängen und Kilometerständen von insgesamt 66 km
in drei Monaten nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1 %-Regelung.
Bei einer Gesamtfahrleistung von 17.994 km im konkret entschiedenen Fall würde diese Differenz
aufs Jahr hochgerechnet kaum 1,5 % ausmachen. Auch ein Zuschlag von 20 % auf die von einem
Routenplaner empfohlene längste Strecke sei noch glaubhaft.
Ich bin der Ansicht, dass die Anforderungen der Finanzverwaltung aus Sicht der Praxis
vollkommen überzogen sind. Allerdings wird die Finanzverwaltung in entsprechenden Fällen mit
hoher Wahrscheinlichkeit auf Rückenwind durch die Finanzgerichte hoffen dürfen, wie das Urteil
des Niedersächsischen FG eindrucksvoll beweist. Insofern sollten Nutzer von Dienst- und Firmenwagen
also nicht auf die rein digitale Erfassung der Daten vertrauen, sondern diese zeitnah
ergänzen bzw. erläutern.