BFH: Digitale Kassenorganisationsunterlagen

Der BFH hat in einem aktuellen Urteil eine ergänzende Äußerung zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen von PC-Kassensystemen oder elektronischen Registrierkassen veröffentlicht. Die aufzubewahrenden Organisationsunterlagen zur Kassenprogrammierung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO).

Beispiel:

Der Gewerbetreibende bekam im Rahmen einer Außenprüfung des Finanzamtes eine Hinzuschätzung, weil im Kassensystem Löschungen vorgenommen worden seien, die Gründe hierfür nicht immer erkennbar seien. Auch stimmten die Eintragungen in der Kundendatei nicht immer mit denen in der Kasse überein. Protokolle über die Einrichtung und Programmierung des Kassensystems seien nicht vorhanden. Der Gewerbetreibende legte während des finanzgerichtlichen Verfahrens u.a. das Handbuch zu der von ihm verwendeten Kassen-Software vor. Er erklärte, das Kassensystem ausschließlich nach der Vorgabe des Herstellers verwendet zu haben. Ferner behauptete er unter Beweisantritt, jede einzelne Änderung der Programmierung und der Einstellungen werde im System unveränderbar protokolliert. Damit seien die vom Finanzamt als fehlend beanstandeten Programmierprotokolle vollständig vorhanden. Zwar sehe die Software insoweit keinen Ausdruck auf Papier vor. In die Protokollierungsdaten könne aber jederzeit am Bildschirm Einsicht genommen werden. Hierzu legte der Gewerbetreibende beispielhaft Bildschirmausdrucke von Protokollen zur Artikelliste, Kundenhistorie und Mitarbeiter-/Benutzerhistorie vor.

Der BFH entschied, dass sich weder dem Gesetz noch der höchstrichterlichen Rechtsprechung noch der Verwaltungsauffassung entnehmen lässt, dass die erforderliche Dokumentation ausschließlich in Papierform vorgenommen werden darf. Vielmehr lässt das Verfahrensrecht (§ 147 Abs. 2 AO) ausdrücklich zu, dass insbesondere die gesetzlich genannten "sonstigen Organisationsunterlagen" (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) - zu denen auch die Dokumentation der Kassenprogrammierung zählt - auf Datenträgern - also digital - aufbewahrt werden können

Der Gewerbetreibende hat die vollständige Speicherung der zur Dokumentation erforderlichen Daten in seinem Kassensystem (steuerrechtliche Tatsache) unter Beweis gestellt und verschiedene Beweismittel hierzu benannt (u.a. Vorlage der Datenbank, Einholung eines Sachverständigengutachtens, Zeugenaussage eines konkret bezeichneten und im Termin zur mündlichen Verhandlung präsenten Vertreters des Kassenherstellers). Er hatte dem Finanzgericht darüber hinaus beispielhaft Bildschirmausdrucke vorgelegt, um zu verdeutlichen, dass das Kassensystem die steuerlich erheblichen Daten tatsächlich speichert.

Nach Auffassung des BFH reicht es beim Fehlen der erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation der Kassenprogrammierung zwar nicht aus, wenn der Steuerpflichtige lediglich die Einholung eines Sachverständigengutachtens beantragt. Er hat aber die Möglichkeit, den Zustand der Programmierung des von ihm verwendeten Kassensystems anhand geeigneter (Ersatz-)Unterlagen darzulegen

Lösung:

Der BFH stellte einen Verfahrensmangel dar, so dass das Gerichtsverfahren neu „aufgerollt“ werden muss.