Abschließende Hinweise: Fahrtenbuch mit EDV erstellen: Somputerfahrtenbuch muss manipulationsicher sein!

Fahrtenbuch mit EDV erstellen: Computerfahrtenbuch muss manipulationssicher sein

Arbeitnehmer mit Dienstwagen sollten ihr Fahrtenbuch sorgfältig führen, um geschäftliche Fahrten und den privaten Nutzungsanteil genau zu dokumentieren. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen die Privatnutzung des Firmenwagens pauschal nach der 1%-Regel abrechnet.

Grundsätzlich dürfen Fahrtenbücher auch mit Unterstützung von elektronischen Computer­programmen erstellt werden. Nutzer von solchen elektronischen Fahrtenbüchern sollten aber sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausgeschlossen sind bzw. Änderungen zumindest in der Datei offen gelegt werden. Eine Excel-Datei oder Aufzeichnungen auf einem Diktiergerät genügen diesen Anforderungen beispielsweise nicht. Die Finanzgerichte haben strenge Maßstäbe für die elektronischen Aufzeichnungsprogramme festgelegt. Im Zweifelsfall trägt der Steuer­zahler die Beweislast, dass die von ihm genutzte Version des Computerfahrtenbuchs Änderungen an den Daten nicht zulässt bzw. kenntlich macht.

Lückenloser Nachweis nötig

Zum Hintergrund: Dürfen Arbeitnehmer ihr Dienstfahrzeug auch privat nutzen, muss dieser Vorteil versteuert werden. Es besteht ein Wahlrecht, ob der Vorteil nach der 1 %-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird. Welche Methode günstiger ist, muss im Einzelfall berechnet werden. Als Faustformel gilt: Wer den Dienstwagen selten privat nutzt, kommt mit der Fahrtenbuch-methode meist besser weg. Soll diese Methode angewandt werden, muss das Fahrtenbuch grundsätzlich ab dem Beginn eines Kalenderjahres geführt werden. Wird mit dem Führen des Fahrten­buches erst später im Jahr begonnen oder sind die Aufzeichnungen lückenhaft, akzeptiert die Finanzverwaltung das Fahrtenbuch nicht und wendet die i %-Regelung an. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode nachteilig für den Dienstwagennutzer ist, kann problemlos zur 1 %-Regel gewechselt werden. Abgesehen vom Aufwand spricht also nichts dagegen, ein Fahrtenbuch zu führen.