ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung

ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung

Hermann Pump in Hauffe Top-Thema 23.07.2019 Bußgelder wegen fehlerhafter Kassenführung ver- meiden
Die folgenden Beispiele relevanter Ordnungswidrigkeiten betreffen die elektronische Kassen- führung. Sie sind in keiner Weise abschließend. Die Verletzung der Einzelaufzeichnungspflicht ist seit vielen Jahren bekannt. Für die Risikoanalyse werden nachfolgend häufige Einzelfälle aufgezählt. Ent- scheidend ist, dass die baren Erlöse richtig und vollständig boniert werden. In der nachfolgenden Auf- zeichnung wird deutlich gemacht, welche fehlerhaften Verhaltensweisen durch das Bußgeld geahndet werden.

Ablage des passend gezahlten Betrags neben der Registrierkassenschublade
Wenn der passend gezahlte Betrag für die Ware oder Dienstleistung im Imbiss etc. vom Be- diener neben die Registrierkasse gelegt wird, erfolgt keine Einzelaufzeichnung, weil nicht sofort boni- ert wird. Dadurch ist 127.2, Abs.1 Satz 3 AO erfüllt. Außerdem wird hierdurch gegen die Belegausga- bepflicht verstoßen.

Analogkasse als Umsetzung des Downsizing
Da Einzelaufzeichnungen zwingend sind, ist die Abschaffung der vorhandenen elektronischen Registrierkasse und der Umstieg auf die Analogkasse (offene Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnun- gen, Goidka, Süddeutsche Zeitung v. 20./21./22.4.2019 S.25) fehlerhaft. Denn dafür müsste der Steu- erpflichtige nachweisen, dass die Einzelaufzeichnungen unzumutbar sind. Der Beweis misslingt, wenn vorher eine Registrierkasse verwendet worden ist. Wenn keine Einzelaufzeichnungen erstellt werden, ist § 379 Abs.1 Satz 3 AO erfüllt. Das ist dann ein teurer Beratungsfehler.

Bäckerei
Es ist fehlerhaft, wenn der Coffee to go mit 7 % erfasst wird. Das ist aus dem Bon ersichtlich.
Das gilt auch für die Umsätze im Café und den Verkauf der meisten Getränke außer Haus.

Biergarten
Werden die Geschäftsvorfälle vom Kellner nicht oder nicht vollständig in die elektronische Kasse eingegeben (Goidka a.a.O.), so reicht das für das Bußgeld. Daneben wird hierdurch auch der Wirt geschädigt, wenn das ohne sein Wissen passiert. Billigt er das, so kann auch § 130 OWiG rele- vant werden.

Buchführungspflicht
Werden trotz Buchführungspflicht keine Einzelaufzeichnungen erstellt, so ist § 379 Abs.1 Nr. 3 AO erfüllt. Da eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, ist die Einzelaufzeichnungspflicht nicht unzu- mutbar. Eine derartige Prüfung entfällt (a.A. Wermke, Steuerwarte Mai 2019 S. 66).
"Dies ist keine Rechnung"
Ein solcher Zusatz auf dem Kassenbon führt dazu, dass der Geschäftsvorfall in die Praktikan- tentaste (Trainingsspeicher, Azubi- Taste) eingegeben und damit die Steuern hinterzogen werden. Das betrifft die Einkommen- und Gewerbesteuer, also nicht nur die Umsatzsteuer (Goidka a.a.O.). Zugleich ist § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO erfüllt (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).

Doppelverkürzung
Steht der Wareneinkauf ohne Rechnung fest oder liegt beim Verkäufer ein Rechnungssplitting vor, so fehlen beim Kunden die Einzelaufzeichnungen oder sind unvollständig. Dann ist § 379 Abs.1 Satz 3 AO erfüllt.
Elektronische Kasse ohne Einzelaufzeichnungen
Die Kassen-Richtlinie 2010 hat die Kassen-Richtlinie 1996 außer Kraft gesetzt. Spätestens ab 1.1.2017 muss jede elektronische Kasse Einzelaufzeichnungen ermöglichen. Dafür muss sie aufge- rüstet sein oder es muss eine neue Kasse eingesetzt werden. Die alte Kasse darf nicht mehr verwen- det werden, so dass sie außer Betrieb genommen werden muss. Vorsorglich sollte sie aufbewahrt werden bis die Festsetzungsfristen abgelaufen sind. Wird eine nicht GoBD-konforme Kasse verwen- det, so ist § 379 Abs.1 Satz 3 AO erfüllt.

Erfassung im Trainingsspeicher
Durch die Erfassung der Geschäftsvorfälle im Trainingsspeicher ist § 379 Abs.1 Satz 3 AO erfüllt. Es ist unerheblich, dass man die Eingaben auslesen kann. Denn die Verwendung des Trai- ningsspeichers soll gerade aufzeigen, dass kein zu versteuernder Geschäftsvorfall betroffen ist. Dadurch ist § 379 Abs.1 Nr. 3 AO erfüllt (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).

EÜR ohne Einzelaufzeichnungen
Die Pflicht zu Einzelaufzeichnungen folgt bei elektronischer Kassenführung aus § 146 Abs.1 Nr. 4 AO, der an die Rechtsprechung des BFH anknüpft. Bei nicht buchführungspflichtigen Unterneh- mern mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bildet § 146 AO seit dem 1.1.2017 die Rechtsgrund-
lage. Für zeitlich frühere Zeiträume folgt das aus § 22 UStG. Verstöße lösen die Sanktion des § 379 AO aus (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).

Fehlende Einzelaufzeichnungen
Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Sie folgt aus der elektronischen Kassenführung, aus der Buchführungspflicht oder freiwillig geführten Büchern, aus der EÜR oder aus § 22 UStG. Auf weitere Rechtspflichten aus besonderen Aufzeichnungspflichten soll hier nur allgemein verwiesen werden.
Besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht, so müssen die Geschäftsvorfälle aufgezeichnet wer-
den.
Das muss bei elektronischer Kassenführung, aber auch bei manueller Kassenführung geschehen. Ein Wahlrecht, stattdessen retrograde Kassenberichte zu führen, besteht nicht (a.A. Werm- ke, Steuerwarte Mai 2019 S. 66). Die einzige Ausnahme ist die Genehmigung gem. § 148 AO.

Fehlende oder fehlerhafte Einzelaufzeichnungen bei vorhandener Registrierkasse
Die Einzelaufzeichnungspflicht kann und muss durch manuell erstellte Einzelaufzeichnungen erfüllt werden, wenn keine Registrierkasse vorhanden ist. Das ist jedoch unzulässig, wenn eine vor- handene Registrierkasse nicht benutzt wird und somit nicht boniert wird.

Fehlende Geschäftskasse und fehlende Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle
In einem bargeldintensiven Betrieb muss eine Geschäftskasse vorhanden sein und es müssen Einzelaufzeichnungen getätigt werden. Wird festgestellt, dass weder manuelle noch elektronische Einzelaufzeichnungen geführt werden, so ist der Tatbestand einer Steuergefährdung erfüllt. Es kann und muss ein Bußgeld verhängt werden, da zur Zeit der Kassen-Nachschau noch keine Steuerhinter- ziehung oder versuchte Steuerhinterziehung vorliegen kann. Denn die Steuererklärungen (Ertrags- steuer und Umsatzsteuer) sind noch nicht abzugeben.

Fehlendes Display der Registrierkasse
Wenn die Registrierkasse kein für den Kunden sichtbares Display hat, ist es lohnend, einen Testkauf zu machen und dann einen Beleg anzufordern. Er muss ohnehin erteilt werden. Es lohnt, den Preis mit dem registrierten Betrag abzugleichen. Zudem spricht manches dafür, dass diese Re- gistrierkasse nicht GoBD-konform ist, weil die neueren Kassen immer ein Display haben. Der Kunde soll ja sehen, was er zahlen muss.

Gastronomie
In der Gastronomie müssen immer Einzelaufzeichnungen geführt werden. Das folgt schon daraus, dass sie durch § 22 UStG notwendig sind und § 146 Abs. 3 AO nicht für die Dienstleister gilt. Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist - wenn Registrierkassen vorhanden sind - auch dann zu erfassen, wenn praktische Schwierigkeiten bestehen (FG Brandenburg, Urteil v. 17.3.2009, 6 K 4146/04 B, Hau- fe Index 2186615).

Großhandel
Im Großhandel besteht eine erweiterte Einzelaufzeichnungspflicht gem. § 144 AO. Der Ver- kauf oder die Dienstleistung ohne Rechnung (o.R.-Geschäft) ist eine Beihilfe zur Steuerhinterziehung.
Sie löst die Haftung gem. § 71 AO aus, wenn der Kunde seine Steuerschulden nicht zahlen kann. Denn die Lebenserfahrung spricht dafür, dass kein Gewerbetreibender auf den Vorsteuerabzug und den Betriebsausgabenabzug verzichtet. Das aber erfordert eine taugliche Eingangsrechnung gern. § 15 UStG mit Bezeichnung des Leistungsempfängers mit Name und Anschrift.
Beim vollständigen oder teilweisen Verzicht auf Rechnungen (Rechnungssplitting) liegt eine doppelte Verkürzung nahe, an der der Großhändler beteiligt ist. Das löst Sanktionen aus. Fehlende Einzelaufzeichnungen rechtfertigen die Hinzuschätzung. Ein Großhändler, der ohne Rechnungen oder mit Rechnungssplitting liefert, zahlt als Haftungsschuldner bzw. gem. § 71 AO die Mehrsteuern seines Abnehmers.
Im Rahmen einer sog. Pommes-Frites-Connection sollen Großhändler bei der damaligen OFD Münster 20 Mio. DM auf Verwahrung eingezahlt haben, von der die Mehrsteuern der nicht zahlungs- fähigen Kunden abgebucht wurden. Die Ordnungswidrigkeit gern. § 379 Abs.1 Nr. 3 AO greift zusätzlich zur Haftung ein.

Guest-Check-Drucker
Elektronische Kassen verwenden ggf. einen getrennten Guest-Check-Drucker. Er erstellt Pro- forma-Rechnungen. Da diese Eingaben nicht im Kassenspeicher aufgezeichnet werden, liegt auch hier eine Ordnungswidrigkeit vor. Das ist im Übrigen wohl auch eine Urkundenunterdrückung.

Handschriftlicher Zusatz
Es ist System, wenn in der Gastronomie der Kellner auf dem Kassenbon handschriftlich den
„vergessenen Espresso" addiert oder den Verzehr von später hinzugekommenen Gästen bei gemeinsamer Bezahlung durch einen Gast im Kopf hinzurechnet.
Hier wird der Unternehmer, aber auch das Finanzamt geschädigt. Sinnvoll ist der Zusatz auf dem Bon: „Bitte zahlen Sie nur den Betrag laut Bon. Handschriftliche Zusätze sind nicht zu zahlen."
"In Verkehrbringen" eines Systems oder einer Software gern. § 146a Abs. 1 Satz 5 AO
Das gewerbsmäßige Inverkehrbringen wird von § 379 Abs. 1 Nr. 6 AO erfasst. Damit setzt sich auch der Kassendienstleister, aber auch sein Mitarbeiter dem Risiko des Bußgeldes aus.
Kassenbon mit Zusatz "keine Rechnung"
Ein Kassenbon mit dem Zusatz "keine Rechnung" erfüllt ab 1.1.2020 den Tatbestand des § 379 AO (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.)
Kassenbons ohne Aussteller
Es gibt nicht selten manuelle oder elektronische Kassenbons, die als Beleg keinen Aussteller erkennen lassen (Inkognito-Bons). Der Zweck ist einfach. Damit soll verhindert werden, dass taugliches Kontrollmaterial entsteht. Bei einem solchen Bon muss geprüft werden, wie er von der Kasse die Bons ausgedruckt werden. Es spricht alles dafür, dass die so verwendete Kasse nicht im Protokoll über die vorhandenen und verwendeten Kassen enthalten ist. Dann ist § 379 Abs.1 Satz 3 AO erfüllt.

Löschtaste
Das Managerstorno wird als Löschtaste bezeichnet (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.). Das führt zur Urkundenunterdrückung, ist also ein Fall für den Staatsanwalt. Dadurch ist also nicht nur der Bußgeldtatbestand des § 379 Abs.1 Nr.3 AO erfüllt (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).

Nichtbenutzung einer vorhandenen Registrierkasse
Die Registrierkasse muss benutzt werden. Sie kann nicht so benutzt werden, dass die Erlöse mit der offenen Ladenkasse durch Auszählen ermittelt und nur als Summe eingebucht werden. Dann ist die Registrierkasse ohne Einzelaufzeichnungen verwendet worden. Das erfüllt § 379 Abs.1 Nr. 3 AO (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.). Wird bei einer Beobachtung oder durch einen Testkauf festgestellt, dass die Kasse nicht benutzt wird, so muss das Bußgeld verhängt werden. Das gilt entsprechend, wenn trotz Registrierkasse mit Kellnerzettel oder Bierdeckeln kassiert wird oder eine Zweckform-Quittung (ohne Maschinenabdruck) erteilt wird.
Nichterfassung der auf dem „handheld als elektronischem Anzeigegerät" angezeigten Beträge am Ende des Tages
Diese technische Manipulation ist ein Fall der Urkundenunterdrückung und führt außerdem zum Bußgeld.

Nicht erfasstes Kontrollmaterial oder Kontrollmitteilungen
Kontrollmaterial aus Rechnungen, Quittungen, Aufträgen dient der Kontrolle, ob diese Ge- schäftsvorfälle erfasst worden sind. Sind sie in der manuellen Kassenführung oder im Kassensystem nicht erfasst und nicht verbucht bzw. wieder gelöscht worden (Zapper, Managerstorno), so reicht das aus, um ein Bußgeld zu verhängen (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).
Nichtverwendung oder nicht richtige Verwendung eines in § 146a Abs.1 Satz 1 AO genannten Systems
Dieses Fehlverhalten wird gern. § 379 Abs.1 Nr.4 AO sanktioniert.

Offene Kassenschublade
Bleibt die Kassenschublade der Registrierkasse offen, so ist das ein starkes Indiz, dass nicht boniert wird. Das Wechselgeld wird dann so herausgegeben. Wird dies bei der Kassen-Nachschau, beim Testkauf etc. festgestellt, so ist der Bußgeldtatbestand erfüllt.

Pflicht zur Benutzung der vorhandenen Registrierkasse
Eine vorhandene Registrierkasse muss verwendet werden. Es ist unzulässig, die Registrierkasse tageweise nicht zu benutzen (FM Mecklenburg-Vorpommern, a.a.O.).
So ist es ein evidenter Verstoß gegen § 158 AO, wenn während der Woche eine offene Ladenkasse und nur am Wochenende eine Registrierkasse verwendet wird. Das Motiv, nur dann das Fremdpersonal kontrollieren zu müssen, reicht nicht aus, um sonst eine offene Ladenkasse zu führen. Dann ist die Kassenführung mit der offenen Ladenkasse fehlerhaft, weil die Einzelaufzeich- nungen mit der vorhandenen Registrierkasse zumutbar waren. Das ist vergleichbar mit der Rechtsla- ge, wenn die Registrierkasse nur benutzt wird, wenn eine Bewirtungsquittung verlangt wird. (FG Münster v. 20.9.2006:5 K4518/02 U, Haufe Index 170014). Die Kassenführung an den übrigen Tagen mit der offenen Ladenkasse ist grob fehlerhaft, weil dafür die Voraussetzungen fehlen (a.A. Assmann,
Besteuerung des Hotel-und Gaststättengewerbes, 5. Aufl., Rn. 529). Denn dies ist immer nur dann zulässig, wenn keine Registrierkasse verfügbar ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Pro-forma-Rechnung
Eine Pro-forma-Rechnung ist keine Einzelaufzeichnung. Sie dient vielmehr dazu, den baren Erlös nicht zu erfassen.
"Rechnungsentwurf"
Ein Kassenbon (Goidka, a.a.O.) mit dem Zusatz "Rechnungsentwurf" reicht aus, um das Bußgeld zu verhängen. Wird das nach Ablauf der Veranlagungsfrist festgestellt, so ist auch der Tatbe- stand der versuchten Steuerhinterziehung erfüllt. Dann lohnt die Auslesung des Trainingsspeichers, um die so hinterzogene Summe zu berechnen.

Risiko durch Arbeitnehmer
Die fehlerhafte Kassenführung kann vorn Unternehmer verursacht werden. Es reicht aber auch aus, wenn seine Arbeitnehmer die Kasse falsch führen. Geschieht das mit Billigung der Ge- schäftsleitung, so reicht das aus, um § 130 OWiG zu prüfen.

Ordnungswidrigkeit
Wenn die Betriebseinnahmen nicht als Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden, ist das ab 1.1.2020 eine Ordnungswidrigkeit gern. § 379 AO stellen, die mit einem Bußgeld bis 25.000 EUR ge- ahndet wird.

Rechnungssplitting
Ein Rechnungssplitting führt zu unvollständigen Einzelaufzeichnungen.
Sofortige Bonierung in der Registrierkasse
Die Nichterfassung der Geschäftsvorfälle — auch die nicht sofortige Erfassung beim Ge- schäftsvorfall und spätestens bei Bezahlung — wird nach § 379 Abs.1 Nr. 3 AO geahndet. Damit wird also nicht nur das kaum nachweisbare Nichterfassen als Verbuchen in der täglichen Kassenaufzeich- nung, sondern bereits die unterlassene sofortige Erfassung in der Registrierkasse erfasst. Würde man allein die unterlassene Erfassung in der täglichen Aufzeichnung als relevant ansehen, würden alle Testkäufe und Kassennachschauen ins Leere gehe. Die Einzelaufzeichnungspflicht führt — ebenso wie § 22 UStG — zur sofortigen und damit unverzüglichen Aufzeichnungspflicht, die bei digitaler Er- fassung immer durch die Belegausgabe dokumentiert werden muss.
Steuergefährdung durch falsche Kassenführung gern. § 379 Abs.1 Nr. 3 AO
Die Nichterfassung der Barerlöse — also damit auch die nicht sofortige Erfassung beim Ge- schäftsvorfall und spätestens bei Bezahlung — wird nach § 379 Abs.1 Nr. 3 AO geahndet (FM Meck- lenburg-Vorpommern, a.a.O.) Damit wird also nicht nur das kaum nachweisbare Nichterfassen in der täglichen Kassenaufzeichnung, sondern bereits die unterlassene sofortige Erfassung in der Regist- rierkasse sanktioniert. Würde man allein die unterlassene Erfassung in der täglichen Aufzeichnung als relevant ansehen, würden alle Testkäufe und Kassennachschauen ins Leere gehen Die Einzelauf- zeichnungspflicht führt — ebenso wie § 22 UStG — zur sofortigen und damit unverzüglichen Auf- zeichnungspflicht, die bei digitaler Erfassung ab 1.1.2020 durch die Belegausgabepflicht dokumentiert werden muss.

Splitrechnung
Eine Splitrechnung liegt vor, wenn eine Personengruppe eine Rechnung nicht in einem Betrag bezahlt, sondern jeder seinen Teil übernimmt. Wird sie nicht erfasst bzw. später wieder aus den Auf- zeichnungen herausgenommen, so ist das eine Urkundenunterdrückung.
Tagesangebote im Lokal oder in der Kantine
Die an die Schiefertafel geschriebenen Tagesangebote im Lokal oder in der Kantine müssen auch als Einzelaufzeichnungen erfasst werden. Das muss nachprüfbar sein. Gibt es mittags mehrere Tagesgerichte zu unterschiedlichen Preisen, so können sie nicht als eine Warengruppe zusam- mengefasst werden.

Umsatzsteuer
Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten verhindern, dass die Aufzeichnung der Ge- schäftsvorfälle unzumutbar ist. Denn auch dadurch besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Ab 1.1.2017 besteht sie ohnehin durch § 146 Abs. 1 Satz 4 AO.
Umsatzsteuersatz bei Außer Haus — Verkauf durch falsche Eingabe
Die Einzelaufzeichnung ist falsch, wenn ein falscher Umsatzsteuersatz eingegeben wird. Das ist aus dem Kassenbon ersichtlich, wenn trotz des Verzehrs im Haus dort ein "Außer Haus Verkauf' mit 7 ')/0 angegeben wird, obwohl 19 % richtig wäre. Hier ist eindeutig, dass das Problem dem Unter- nehmer oder Angestellten bekannt ist. Denn es ist ohne Nachfrage aktiv ein falscher Verkaufsvorgang in die Kasse eingegeben worden. Das wird noch deutlicher, wenn die bestellten Leistungen auf dem Tablett serviert werden.

Unterlassene Bonierung mit der Registrierkasse
Wenn überhaupt nicht boniert wird, so fehlt die Erfassung des konkreten Geschäftsvorfalls. Das ist eine der üblichen Verkürzungsmethoden (Burkhard, DStZ 2005 S. 268). Sie wird schnell er- kennbar, wenn der Kunde nach Bezahlung einen Kassenbon verlangt. Muss mehr als eine Taste ge- drückt werden, erfolgt im Ergebnis eine vollständige erstmalige Eingabe. Richtigerweise müsste der Ausdruck des Kassenbons mit einem einzigen Tastendruck erledigt sein. Eine andere Variante be- steht darin, dass die Abrechnung trotz vorhandener Registrierkasse mit dem Bierdeckel oder Kellner- zettel erfolgt. Wird ein solches Verhalten beim Testkauf oder Testessen entdeckt, reicht das aus, da- mit § 379 Abs.1 Nr. 3 AO erfüllt ist. Ab1.1.2020 wird das durch den Verstoß gegen die Pflicht zum Ausdruck eines Belegs transparent.

Unterlassene Einrichtung von Warengruppen
Es ist zwingend, dass Warengruppen oder Einzelpositionen eingerichtet werden, damit die jeweilige Ware oder Dienstleistung in die elektronische Kasse boniert werden können. Die Vielzahl der Einzelpositionen entspricht den eingekauften Waren laut Lieferschein oder Warenwirtschaftssystem. Sie sind beim Bilanzierer auch bei der Inventur zu erfassen. Es ist m.E. unzulässig, gleichartige Artikel
(Schrauben, Brötchen) zu unterschiedlichen Verkaufspreisen in nur jeweils einer Warengruppe zu- sammen zu fassen. Das praktische Problem stellt sich nicht, wenn die Artikel über Scannerkassen auslesbar sind.
Unvollständigkeit der Ausgangsrechnungen
Wird durch Kontrollmitteilungen oder Testkäufe nachgewiesen, dass die Aufzeichnungen der elektronisch erstellten Kassenbelege, aber auch der Ausgangsrechnungen (zu denen auch Quittun- gen gern. § 14 Abs. 1 UStG gehören) insgesamt fehlen (BFH, Beschluss v.12.7.2017, a.a.O.) oder teilweise fehlen, so reicht das aus, um ein Bußgeld zu verhängen.

Urkundenunterdrückung durch Bonvernichtung
Beliebt ist der Austausch der Rechnungen in der Gastronomie. Es wird ein Kassenbon ge- druckt, um dem Kunden den Preis zu zeigen. Will der Gast diesen Bon bekommen, so wird die Ant- wort erteilt: Dieser Bon ist nicht für sie. Es wird dann erstmalig ein regulärer, ordnungsgemäßer Bon mit Rechnungsnummer nach neuer Eingabe ausgedruckt. Hierin liegt ein Verstoß gegen § 379 Abs.1 Nr. 3 AO und zugleich eine Urkundenunterdrückung gem. § 274 StGB durch Verwendung falscher Bons, die nicht für den Kunden bestimmt sind.
Verstoß gegen Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischer Kassenführung
Werden die Geschäftsvorfälle nicht einzeln erfasst und nicht einzeln gespeichert, so ist das ein gravierender Verstoß, der die Richtigkeitsvermutung des § 158 AO zerstört. Zugleich ist das eine Ordnungswidrigkeit gern. § 379 Abs.1 Nr. 3 AO.

Vertrieb von manipulationsfähigen oder manipulierten Kassen
Die Geldbuße greift nicht nur ein für die Manipulation von Registrierkassen, sondern auch für den Vertrieb von manipulationsfähigen Kassen (Kläsgen, Süddeutsche Zeitung v. 20./21./22.4.2019 S. 25). Das erfasst auch Arbeitnehmer, die die Registrierkassen umprogrammieren oder Löschtasten verkaufen.

Verwendung von zwei App-Kassen an einer Kasse
Die Kassenführung ist evident falsch, wenn an einer Kasse ein "fake Account" geführt wird. Das ist sofort ersichtlich, wenn zwei verschiedene App- Kassen auf zwei Geräten wie Apple und And- roid-Handys verwendet werden, obwohl nur ein point oft sale (eine Kasse) betroffen ist. Dann müssen die Geräte sofort wegen Gefahr im Verzuge nach Einleitung des Steuerstrafverfahrens beschlagnahmt werden. Die Steuergefährdung wird bestätigt, weil im Protokoll über die verwendeten Kassen nur eine Kassen-App verzeichnet ist.

Verzögerte Aufzeichnung in der elektronischen Kasse
Der Geschäftsvorfall muss sofort boniert werden. Das erfordert die sofortige Aufzeichnung des Geschäftsvorfalls. Eine tägliche Aufzeichnung reicht nicht aus (a.A. Wermke, Steuerwarte Mai 2019 S. 66). Damit ist die Entgegennahme der Bezahlung ohne gleichzeitige Einbuchung in der Registrierkas- se unvereinbar. Das wird nicht repariert, indem auf Beleganforderung eine erstmalige Eingabe in die Kasse getätigt wird oder ein Beleg erteilt wird. Diese Verhaltensweise wird durch ein Bußgeld sanktio- niert.

Vorsystem
Der Nichterfassung in einem Vorsystem (Nr. 1.11 GoBD, Haufe Index 7488475) reicht aus, um ein Bußgeld zu verhängen. Das gilt immer dann, wenn im Buchungssystem keine Geschäftsvorfälle, sondern nur die kumulierten Daten des Vorsystems erfasst werden.
Werbung für ein System gem. § 146 a Abs.1 Satz 5 AO
Die gewerbsmäßige Werbung wird von § 379 Abs.1 Nr. 6 AO erfasst.

Zufallsfunde
Es gibt immer wieder relevante Zufallsfunde. Das kann im Extremfall dazu führen, dass die Kontrolle auf Schwarzarbeit dazu führt, dass eine Steuerhinterziehung von 10 Mio. EUR im Glücks- spiel entdeckt wird. Bei strafrechtlich relevantem Zufallsfund müssen die Beweismittel gesichert und ein Einleitungsvermerk gefertigt werden. Dann muss geprüft werden, ob die Sache an die Staatsan- waltschaft abzugeben ist. Bei der Kassen-Nachschau zusätzlich festgestellte Tatbestände gem. § 379 Abs.1 Nr. 1 AO sind wie üblich zu verfolgen und werden nicht vom Zufallsfund verdrängt.

Zusammenfassung von verschiedenen Produkten oder Dienstleistungen
Die Zusammenfassung muss grundsätzlich unterbleiben. Es reicht also nie aus, wenn die elektronische Kasse in der Gastwirtschaft auf Getränke, Speisen zu 19 % und Speisen außer Haus zu 7 % programmiert wird. Das verhindert Einzelaufzeichnungen und ist gem. § 379 Abs.1 AO Bußgeld bewehrt.

Zwischenrechnungen bzw. "Keine Rechnung"
Eine Zwischenrechnung wird in der Gastronomie verwendet. Sie ist nicht endgültig erfasst und kann mühelos storniert werden. Diese Stornierungen werden anschließend unterdrückt. Wird dem Kunden oder Gast eine Zwischenrechnung vorgelegt, so ist das eine Ordnungswidrigkeit gem. § 379 Abs.1 Nr. 3 AO. Teilweise zahlen die Kunden hierauf mit Karte, um die Versteuerung zu erzwingen. Es ist überlegenswert, ob nicht auch der Vertrieb von Kassen mit Zwischenrechnungen einen Buß- geldtatbestand erfüllt.

Musterverfahrens-Doku zur Kassenführung

Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung Praxis-Leitfaden des DFKA zu Aufbau und Inhalt

Im April 2019] hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e
V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net die erste Muster-Verfahrensdokumentation zur ord- nungsmäßigen

Kassenführung veröffentlicht.
Diese ist das Ergebnis einer vom DFKA initiierten Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der steuerberatenden Berufe, des Fachverbands und IT-Dienstleistern. Im Jahr 2018 veröffentlichte der Fachverband bereits die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kas- sensystems, die sich hauptsächlich an] die Händler und Aufsteller von Kassen- und Abrechnungssys- temtechnik richtet. Zusammen mit der im Februar diesen Jahres freigegebenen Taxonomie für Kas- sendaten bietet der Fachverband nunmehr ein umfassendes Unterstützungsangebot zum Nachweis einer ordnungsmäßigen Kassenführung für Unternehmen der bargeldintensiven Branche.

Allgemeine Hinweise
Die handelsrechtlichen und steuerlichen Aufzeichnungspflichten (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB; § 145 Abs. 1 Satz 1 AO, § 22 UStG, § 63 Abs. 1 UStDV) verlangen, dass die Buchführung und Auf- zeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb ange- messener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens ver- mitteln können.
Um diese Nachprüfbarkeit der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen zu gewährleisten, be- darf es - insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme - einer aussagekräfti- gen und vollständigen Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.

Hinweis:
An einer gesetzlichen Regelung der Inhalte einer solchen Verfahrensdokumentation fehlt es. Daher tat sich die Praxis bisher mit der Vorlage einer entsprechend individualisierten Verfahrensdo- kumentation im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen auch sehr schwer.
Eine Vielzahl von Steuerpflichtigen, die Eigentümer oder Geschäftsführer von bargeldintensi- ven Betrieben sind, werden daher die nunmehr vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung als Orientierungshilfe für ihre Praxis nutzen.
Für den Steuerpflichtigen, der für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, allein ver- antwortlich ist, dient sie somit als (Praxis-)Leitfaden. Jedoch reicht es nicht, sich nur einmal mit dem Erstellen einer solchen zu beschäftigen. Eine Verfahrensdokumentation muss als dynamischer Pro- zess gesehen werden, der laufend überarbeitet werden muss. Die sich ergebenden Änderungen durch Software-Updates, Personalwechsel, Artikel- und Preisänderungen, usw. müssen ständig auf dem Laufenden gehalten und in die Verfahrensdokumentation eingearbeitet werden.
Bei der erstmaligen Erstellung bzw. inhaltlichen Pflege der individuellen Dokumentation sollte sich der Unternehmer einer bargeldintensiven Branche von seinem Steuerberater beraten lassen. Somit kann der Unternehmer gemeinsam mit dem Steuerberater die Einrichtung der Prozesse einer ordnungsmäßigen Kassenführung mit der Erstellung der notwendigen Dokumentation verbinden.

Anwendungsbereich
Der DFKA weist darauf hin, dass sich die in der Muster-Verfahrensdokumentation dargestell- ten Verfahrensschritte auf Kassensysteme zur ordnungsgemäßen Abrechnung von baren und unba- ren Geschäftsvorfällen beschränken. Gemeint sind damit insbesondere elektronische Aufzeichnungs- systeme i. S. des § 1 KassenSichV, d. h.
elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Auf Waagen, Taxameter und andere Verfahren zur geordneten und sicheren Ablage von Bu- chungsbelegen sowie andere Teile des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen ist die vor- liegende Verfahrensdokumentation nach Aussage des DFKA nicht anwendbar.
Diese Aussage könnte auf den ersten Blick ein wenig überraschend wirken, weil gerade elekt- ronische oder computergestützte Waagen, z. B. im Handel, „Registrierkassenfunktionen" beinhalten, wie sie auch in den o. g.
elektronischen Aufzeichnungssystemen zu finden sind, und damit die Verfahrensdokumentation auch dafür nutzbar wäre.
Daher ist festzuhalten, dass auch das Verfahren mittels einer elektronischen Waage inkl. Registrier- kassenfunktion auf Basis des DFKA-Musters dokumentiert werden kann. Auf die Kassenführung mit- tels offener Ladenkasse, d. h. ohne technische Hilfsmittel, wird im Kapitel 5.4.1 des DFKA-Musters eingegangen.

Inhalt der Muster-Verfahrensdokumentation

Umsetzung der GoBD-Vorgaben
Die Verfahrensdokumentation soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeuti- gen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit darstellen.

Das Inhaltsverzeichnis orientiert sich dabei an den Vorgaben der GoBD (Rz. 153), wonach die Verfahrensdokumentation i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentati- on, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht.
Nach einer allgemeinen Vorbemerkung zur Verfahrensdokumentation (Kapitel 1) und dem Überblick und der Zielsetzung der Verfahrensdokumentation (Kapitel 2) folgen:
Allgemeine Beschreibung (Kapitel 3),
Anwenderdokumentation (Kapitel 4),
Betriebsdokumentation (Kapitel 5),
Technische Systemdokumentation (Kapitel 6).
Abgerundet wird das Ganze mit den Kapiteln 7 bis 9 (Mitgeltende Unterlagen, Änderungshistorie und Anlagen).

Allgemeine Beschreibung
In der Allgemeinen Beschreibung (Kapitel 3) wird das Unternehmen dargestellt, insbesondere die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Anwendungsfelder des Kassensystems im Betrieb. Ein aussagefähiges Organigramm sollte immer fester Bestandteil dieses Teils der Verfahrensdo- kumentation sein.
Für die Praxis von besonderer Bedeutung sind die Übersicht der vom Steuerpflichtigen ge- nutzten Kassensysteme und deren Einsatzorte. Eine entsprechende (Muster-)Übersichtstabelle ist beigefügt.

Hinweis:
An dieser Stelle könnte sich der Steuerpflichtige eine doppelte Dokumentierung ersparen, wenn er seinen Kassenaufsteller danach fragt, ob er die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstel- lung und Einrichtung eines Kassensystems (ebenfalls vom DFKA entwickelt) nutzt.

Anwenderdokumentation
Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Anwenderdokumentation (Bedienungsanleitung, Konfigurati- onsprotokoll, Einrichtungsprotokoll, Kassieranweisung und Anweisung zur Kassen-Nachschau). An dieser Stelle ist der Steuerpflichtige wieder auf die Hilfe des Kassenherstellers bzw. Kassen- aufstellers angewiesen.
Bedienungsanleitung, Konfigurationsprotokoll und Einrichtungsprotokoll sind vom Kassenhersteller bzw. Kassenaufsteller zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus muss der Steuerpflichtige die von ihm selbst bzw. von seinen Mitarbeitern vorgenommenen Programmierungen aufzeichnen.

Betriebsdokumentation
Kapitel 5 beinhaltet Informationen zur Datenintegrität, Datensicherung, Zugangsberechtigun- gen (Internes Kontrollsystem) und Archivierung. Es ist sehr umfangreich und bietet eine Vielzahl von Dokumentationsvorschlägen:
Wie wurden insbesondere die Mitarbeiter in die ordnungsgemäße Kassenführung eingewiesen?

Besondere Bedeutung kommt hier den Rechten der einzelnen Personen zu: Was kann der Einzelne am Kassensystem eingeben?
Dürfen Geschäftsvorfälle nur erfasst werden oder auch storniert werden?
Wer ist am Ende des Tages für den Kassenabschluss zuständig?
Getrennt nach der Art der Kassenführung werden die einzelnen Dokumentationsmöglichkeiten darge- stellt:
offene Ladenkasse (Kapitel 5.4.1),
elektronische Registrierkasse (Kapitel 5.4.2),
Besonderheiten beim Einsatz von Cloud-Kassensystemen (Kapitel 5.4.3).S. 775
Als Ergänzung empfiehlt sich der eindeutige Hinweis darauf, dass die Zahlungswege zwin- gend einzeln und getrennt zu dokumentieren sind.

Hinweis:
Bei der Auflistung des einzelnen Verfahrens zur Erfassung von EC-oder Kreditkarten ist zu- sätzlich ein Hinweis zur Behandlung von Trinkgeldern, die im EC- bzw. Kreditkarten-Betrag enthalten sind, zu empfehlen. Diese sollten im Kassensystem entsprechend dokumentiert werden.

Technische Systemdokumentation
Kapitel 6 der Muster-Verfahrensdokumentation beinhaltet erstmalig den Hinweis auf die Mus- ter-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung des Kassensystems. Es ist der Teil, den der Steuerpflichtige nicht ohne die Hilfe des Kassenherstellers bzw. Kassenaufstellers mit Inhalten füllen kann.
Wie die einzelnen Systemkomponenten miteinander arbeiten, die Schnittstellenproblematiken oder das Zusammenspiel der Datenbanktabellen und Datenbankprozeduren können vom Steuerpflich- tigen selbst nicht beantwortet werden. Obwohl er für die Zurverfügungstellung der steuerlich relevan-
ten Daten verantwortlich ist, kann nur der Hersteller des elektronischen Aufzeichnungssystems be- antworten, welche Eingaben (= Kasseneinzeldaten) als steuerlich relevant eingestuft wurden.

Fazit
Die nunmehr vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation kann als durchaus gelungen be- zeichnet werden. Sie gibt den Steuerpflichtigen bei Erstellung einer eigenen Dokumentation wichtige und richtige Anregungen und erleichtert damit auch die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Kassenführung für die Finanzbehörden. Man kann nur hoffen, dass viele Unternehmen davon in der Praxis Gebrauch machen werden. Allerdings muss die individualisierte Dokumentation vom Steuer- pflichtigen, ggf. zusammen mit dem Steuerberater, zwingend laufend aktualisiert werden, damit auch bei unangekündigten Kassen-Nachschauen die Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann.