Umsatzsteuer: So korrigiert man fehlerhafte Ausgangsrechnungen

So korrigiert man fehlerhafte Ausgangsrechnungen!

Im Tagesgeschäft kommt es immer wieder vor, dass ein Unternehmer Rechnungen gegenüber dem Kunden berichtigen muss. Umsatzsteuerlich führt das zu besonderen Risiken, die es zu vermeiden gilt. Der Debitorenbuchhalter sollte dazu einen festen „Fahrplan" an der Hand haben.

Folgende Fallgestaltungen gibt immer wieder Anlass zur Rechnungsberichtigung:

Beispiel 1

Kunde K ist als selbstständiger Konditormeister, umsatzsteuerlich ein Unternehmer und zum Vorsteuerabzug berechtigt. K legt daher besonderen Wert auf die richtige Rechnungsadressierung und bemängelt, dass in der Rechnung des Computerbetreuers C sein Name oder seine Anschrift falsch geschrieben wurden.

Beispiel 2

K hat seinen Server von C reparieren lassen und bemängelt, dass die Rechnung des C die ausgeführten Reparaturarbeiten nicht konkret beschreibt.

Beispiel 3

K ist Stammkunde beim Autohaus A. Er wechselt seine Fahrzeuge im 2-Jahres-Turnus und entscheidet sich immer für eine Vollausstattung mit einem Panoramadach! Letzteres wurde bei einer Neubestellung übersehen. Das Fahrzeug wurde zwar „unterschriftsgemäß" geliefert. K will sich daran aber nicht festhalten lassen und ist der Auffassung, dass der Verkäufer des A das Fehlen des Panoramadachs hätte bemerken müssen. Um K nicht zu verärgern, einigt man sich darauf, ihm 500 EUR „gutzuschreiben".

Beachten Sie: Auch Beispiel 3 führt umsatzsteuerlich zu einer Rechnungsberichtigung, die in der Praxis fälschlicherweise als „Gutschrift" bezeichnet wird

Berichtigung von Rechnungen im Regelfall

Im Regelfall kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn sie • nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4, § 14a UStG enthält (Beispiel 2) oder • wenn einzelne Angaben in der Rechnung unzutreffend sind (Beispiele 1 und 3).

Hinweis: Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Ursprungsrechnung.

Nur partielle Rechnungsberichtigung nicht zu empfehlen!

Obwohl „nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden" müssen, empfiehlt sich in der Praxis die Erstellung einer komplett neuen Rechnung. Das vom Gesetzgeber und der Finanzverwaltung erlaubte Vorgehen erfordert vom berichtigenden Unternehmer – abweichend von der sonstigen Routine - für jeden Berichtigungsfall einen individuellen Rechnungstext und eröffnet so eine neue Fehlerquelle; im Übrigen ist das Vorgehen zeitaufwendig. Stattdessen sollten Sie wie folgt vorgehen:

Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung

Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist (§ 33 Abs. 5 S. 2 UStDV); dies stellt der erste Satz der Musterklausel sicher.

PRAXISHINWEIS I Die Berichtigungsrechnung sollte unter der „alten" Rechnungsnummer ergehen; die Vergabe einer neuen Rechnungsnummer ist nicht erforderlich! Es ist jedoch besser eine komplett neue Rechnung zu erstellen, und um folgende Musterklausel zu ergänzen:

Die Ihnen hiermit ausgehändigte Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Rechnungsnummer #1234 von xx.xx.xxxx. Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns das Original der Ursprungsrechnung zurückgeben. Vorsorglich weisen wir Sie jedoch darauf hin, dass ausschließlich diese Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt.