Für Unternehmer: Die gläserne Registrierkasse - Neue Anforderungen vom Finanzamt ab 2017

Gläserne Registrierkasse: Neue Anforderungen des Finanzamts ab 2017

Elektronische Kassenführung – Digitale Aufbewahrung von Unterlagen bei Bargeschäften

Ob Einzelhandel oder Handwerk, Hotels und Gaststätten: Viele Unternehmen, die auch Bargeschäfte abwickeln, haben die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung bereits umgesetzt und ihre Kasse auf ein modernes elektronisches Gerät umgestellt. Bereits seit dem Jahr 2002 sind diese Unternehmen verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassensysteme elektronisch aufzubewahren und gegebenenfalls dem Betriebsprüfer vom Finanzamt vorzulegen. Der gute, alte Bon oder die Kassenrolle haben zumindest im Umgang mit dem Finanzamt ausgedient. Die Aufbewahrung der ausgedruckten Unterlagen reicht längst nicht mehr. Stattdessen müssen die kompletten Daten gespeichert werden - die sogenannte "Gläserne Registrierkasse".

Aufgrund einer Anweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 1996 gab es allerdings eine Vereinfachungsregelung, dass die Daten der Einzelbons nicht aufbewahrt werden müssen, wenn die Tagesendsummenbons („Z-Bons“) lückenlos vorgelegt werden konnten. Mit dieser Vereinfachung ist seit 2011 Schluss.

Vereinfachung für Einzelbons aufgehoben – Elektronische Registrierkassen werden gläsern

Mit einem neuen Schreiben hat das Bundesfinanzministerium seine Vereinfachungsregelung aus dem Jahr 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert. Es müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme unverdichtet gespeichert werden. Ein Löschen der Einzelbons zugunsten des Tagesendsummenbons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend. Dem Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden. Hierzu sind die Kassendaten in einem auswertbaren Format vorzulegen.

Sofern eine Kasse bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, muss sie vom Unternehmer umprogrammiert werden. Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher gegebenenfalls aufgerüstet werden. Auch eine Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar.

Selbstverständlich sind alle Organisationsunterlagen rund um die jeweilige Kasse wie z. B.:

  • Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen

  • Protokolle von Umprogrammierungen (Artikelstammdatenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung)

    so wie bisher aufzubewahren.

    Neu ist daneben auch, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde.

    Übergangsfrist bei technischen, bauartbedingten Problemen von Kassen

    Auf dem Markt gibt es die unterschiedlichsten Arten von Registrierkassen. Nicht alle können die neuen Anforderungen erfüllen. Dort, wo eine Kasse bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und auch nicht umgerüstet werden kann, genügt es, weiterhin nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren. Dieses Zugeständnis der Verwaltung ist allerdings bis zum 31. Dezember 2016 begrenzt. Bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben. Der relativ lange Übergangszeitraum von sechs Jahren entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen.

    Praxistipp:

    Das BMF-Schreiben zwingt zur Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen nur dann, wenn eine elektronische Kasse genutzt wird. Unternehmer, die keine elektronische, sondern eine sogenannte offene Ladenkasse (z. B. auf Jahrmärkten) nutzen, sind selbstverständlich nicht gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen.

    Der Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronischen Daten der Unternehmen wird immer mehr ausgeweitet. Wenn Sie Fragen zu diesem Zugriff oder auch speziell zur Kassenführung haben, können Sie sich gerne an mich wenden.