Freiberufler und Gewerbetreibende: Wie sind Geschenke, Geschäftsessen, Incentives steuerlich zu beurteilen?

Wie sind Geschäftsessen, Geschenke und Incentives steuerlich zu behandeln?

Sie laden Geschäftspartner zum Mittagessen ein? Oder Sie möchten Ihren Kunden zur Pflege des Geschäftskontakts etwas schenken oder Ihre Mitarbeiter für ihr Engagement belohnen?

Inwieweit können Sie Bewirtungskosten, Geschenke und Incentives als Betriebsausgaben absetzen und wie sind sie zu besteuern? Bei Geschenken stellt sich auf Seiten des Zuwendenden die Frage, ob und in welcher Höhe er die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen kann – auf der Seite des Empfängers, ob er die Zuwendung als Einnahme oder geldwerten Vorteil versteuern muss. Bei Einladungen zum Essen geht es neben der Frage „Arbeitsessen oder Privatvergnügen“ um die Anforderungen an die Bewirtungsbelege.

Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Incentives

Stand: Februar 2017

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“ – Eine Lebensweisheit, auf die auch in der Unternehmenspraxis oft zurückgegriffen wird, beispielsweise wenn man bei Geschäftspartnern für etwaige spätere Aufträge in Erinnerung bleiben oder sich für die gute Zusammenarbeit bedanken möchte. Ebenso bedanken sich Arbeitgeber bei ihren Angestellten für gute Leistungen gerne mit einer Kleinigkeit oder sie machen ein Geschenk zum Geburtstag.

Geschenke sind in steuerlicher Hinsicht ein komplexes Thema – einerseits auf Seiten des Zuwendenden, für den sich die Frage stellt, ob und in welcher Höhe er die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen kann; andererseits auf Seiten der Zuwendungsempfängers, der die Sachzuwendung möglicherweise als Einnahme beziehungsweise geldwerten Vorteil versteuern muss.

Bei der steuerlichen Beurteilung ist zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise sonstigen Nichtarbeitnehmern und den Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer zu unterscheiden:

1. Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise Nichtarbeitnehmer

a) auf der Seite des Zuwendenden

aa) Betriebsausgabenabzug

Für den Zuwendenden ist es insbesondere interessant, ob die Kosten für die Sachzuwendung als Betriebsausgabe steuermindernd berücksichtigt werden.

So werden Ausgaben für Geschenke an Geschäftsfreunde nur unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgabe anerkannt:

  1. Betriebliche Veranlassung: Nur Zuwendungen an Dritte, für die es eine betriebliche Veranlassung gibt, können als Betriebsausgabe angesetzt werden. Nicht erforderlich ist hingegen, dass ein Geschenk als Werbeträger gekennzeichnet sein muss. Es können daher auch Geldgeschenke und Geschenkgutscheine verschenkt werden.
  2. Gesetzlicher Höchstbetrag von 35 Euro: Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden und weitere nicht eigene Arbeitnehmer können nur bis zur Höhe von zusammengerechnet 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Zu den Kosten eines Geschenks zählen dabei auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger sowie die Umsatzsteuer, sofern das schenkende Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Hingegen werden echte Verpackungs- und Versandkosten nicht angesetzt. Liegen die Aufwendungen für die Geschenke darüber, scheitert der Betriebsausgabenabzug völlig, da es sich bei der 35-Euro-Grenze nicht um einen Freibetrag sondern um eine Freigrenze handelt. Allerdings ist bei der Prüfung der 35-Euro-Freigrenze aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Übernimmt der Zuwendende für den Beschenkten die Versteuerung als Einnahme, ist die übernommene Steuer also nicht mit einzubeziehen.
    Hinweis: Die 35-Euro-Grenze findet bei Gegenständen, die ausschließlich beruflich und nicht privat genutzt werden können, keine Anwendung. So darf zum Beispiel ein Arztkoffer für einen Arzt oder ein Spezialwerkzeug für einen Handwerker auch dann steuermindernd abgezogen werden, wenn die Aufwendungen die 35-Euro-Grenze überschreiten.
  3. Richtige Aufzeichnung: Die Aufwendungen für Geschenke werden nur dann als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. Dies bedeutet die Aufzeichnung auf einem besonderen Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung. Die Belegablage allein genügt hingegen nach der Rechtsprechung nicht. Gleichzeitig muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Letzteres ist lediglich entbehrlich, wenn im Hinblick auf die Art des Geschenks wie bei Taschenkalendern, Kugelschreibern und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird.

Nur wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, sind die Aufwendungen für ein Geschenk als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Abschließend ist zu beachten, dass die beschriebenen strengen Voraussetzungen nur gelten, wenn es sich bei einer Ausgabe überhaupt um ein Geschenk im steuerlichen Sinne handelt. Keine Geschenke sind beispielsweise Preise anlässlich eines Preisausschreibens, sodass hier auch Preise mit einem höheren Wert als 35 Euro vergeben werden können. Ebenfalls in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig sind betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.

Der Zuwendende hat aber oftmals nicht nur seinen Betriebsausgabenabzug im Blick. Vielmehr ist es für ihn auch wichtig, ob der Beschenkte durch die Zuwendung steuerlich belastet sein kann. Übersteigt der Wert des Geschenks die 35-Euro-Grenze nicht, so gibt es hier regelmäßig keine Probleme. Ein unangenehmer Nebeneffekt von teureren Geschenken an Geschäftsfreunde war in der Vergangenheit jedoch, dass bei einer Sachzuwendung über 35 Euro nicht nur der Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen war, sondern dass der Zuwendungsempfänger die gesamte Zuwendung als geldwerten Vorteil zu versteuern hatte. Es war dem Zuwendenden nicht möglich, durch eine Steuerübernahme dem Zuwendungsempfänger diese Unannehmlichkeit zu ersparen. Seit 1. Januar 2007 kann der Zuwendende nun die Steuer des Empfängers durch eine pauschale Einkommensteuer übernehmen. Im Detail gilt:

ab) Pauschalierungsmöglichkeit, mit der der Zuwendende die Einkommensteuer des Beschenkten pauschal übernehmen kann

Seit 1. Januar 2007 gibt es die freiwillige Möglichkeit einer gesetzlich abgesicherten Pauschalierung mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) durch den Zuwendenden (§ 37b Einkommensteuergesetz (EStG)).

Die Pauschalierung nach Paragraf 37b Absatz 1 EStG findet hiernach Anwendung auf Geschenke aber auch auf Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin erbrachten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Damit werden sämtliche Sachzuwendungen von der Pauschalierungsmöglichkeit erfasst, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung nach den oben dargestellten Grundsätzen als Betriebsausgabe abziehen darf. Die Übernahme der Pauschalsteuer ist aus Sicht des pauschalierenden Steuerpflichtigen Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger. Die Pauschalsteuer ist folglich als Betriebsausgabe nur dann abziehbar, wenn der Schenker die Sachzuwendung in vollem Umfang nach den oben genannten Grundsätzen (insbesondere unter Berücksichtigung der 35-Euro-Grenze) als Betriebsausgabe abziehen kann.

Von § 37b EStG werden nur solche Zuwendungen erfasst, die betrieblich veranlasst und die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. § 37b EStG begründet keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den einkommensteuerrechtlichen Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl.

Als Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung wird auf die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer abgestellt.

In die Bemessungsgrundlage nach § 37b Absatz 1 und 2 EStG sind alle Zuwendungen einzubeziehen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Demzufolge sind Zuwendungen an beschränkt und unbeschränkt steuerpflichtige Empfänger auszuscheiden, die nach den Bestimmungen eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses nicht der inländischen Besteuerung unterliegen oder die dem Empfänger nicht im Rahmen einer Einkunftsart zufließen. Für Zuwendungen, die nicht in die Bemessungsgrundlage des §37b EStG einzubeziehen sind, hat der Zuwendende neben den für den Betriebsausgabenabzug bestehenden Aufzeichnungspflichten zusätzlich durch geeignete Aufzeichnungen darzulegen, dass diese Zuwendungen beim Empfänger nicht steuerbar und steuerpflichtig sind. Die Empfänger der Zuwendungen müssen auf Verlangen der Finanzbehörde genau benannt werden können.

Die Pauschalierung kann nicht angewandt werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt den Bruttobetrag von 10.000 Euro übersteigen oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.

Beispiel: Erhält ein Geschäftsfreund drei Zuwendungen von je 4.000 Euro, ist die Pauschalierung nicht nur auf die ersten beiden Zuwendungen anwendbar, sondern auch die Hälfte der Aufwendungen für die dritte Zuwendung muss in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden. Erhält ein Geschäftsfreund jedoch eine Zuwendung im Wert von 12.000 Euro, ist die Pauschalierung auf diese Zuwendung insgesamt nicht anwendbar.

Bei bestimmten Geschenken, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Zur Aufteilung der Gesamtaufwendungen hat die Finanzverwaltung zwei Erlasse herausgegeben, die Vereinfachungsregel für die Berechnung des Geschenkanteils enthalten. Nur der danach pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG zugrunde zu legen.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Dritten gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Dies verlangt eine einheitliche Handhabung für alle betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden aber auch alle Geschenke unterhalb der 35-Euro-Freigrenze. Lediglich Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen, sind als Streuwerbeartikel anzusehen und fallen daher nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift. Gleiches gilt für die Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen.

Hinweis: In einer Entscheidung urteilte der BFH, dass § 37b EStG für alle Geschenke zur Anwendung kommt, also auch für unter zehn Euro liegende Streuwerbeartikel. Die Finanzverwaltung folgt dem jedoch nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 werden Streuwerbeartikel aus dem Anwendungsbereich des § 37b EStG herausgenommen.

Trotz der gebotenen Einheitlichkeit der Wahlrechtsausübung ist es allerdings möglich, die Pauschalierung nur gegenüber Dritten, nicht aber gegenüber Arbeitnehmern anzuwenden oder umgekehrt. Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung kann auch im laufenden Wirtschaftsjahr, spätestens in der letzten Lohnsteueranmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung getroffen werden. Macht der Schenker von der Pauschalierung Gebrauch, ist er verpflichtet, den Beschenkten hierüber zu unterrichten.

Die Frage, wie hinsichtlich der zu entrichtenden Kirchensteuer zu verfahren ist, regelt ein Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. Dezember 2006.

Wichtig: Durch eine zum 1. Januar 2009 in Kraft getretene Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind gemäß § 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden auch von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt, soweit die Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind.

b) auf der Seite des Zuwendungsempfängers

Oberhalb der Zehn-Euro-Grenze sind die Zuwendungen grundsätzlich als geldwerte Vorteile zu versteuern. Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn der Schenker von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung Gebrauch gemacht hat (vergleiche 1.a.ab). Durch die Pauschalversteuerung wird der Zuwendungsempfänger aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Dies gilt auch, soweit der Zuwendungsempfänger körperschaftsteuerpflichtig ist.

2. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer war die Steuerübernahme durch den Arbeitgeber schon immer möglich. Es gab allerdings keinen Pauschalsteuersatz, so dass die Versteuerung mit dem Netto-Steuersatz zu erfolgen hatte, der eine Größenordnung von 100 Prozent erreichen konnte. Seit 2007 kann der Arbeitgeber nun die Steuer des Arbeitnehmers durch eine pauschale Einkommensteuer übernehmen. Es gilt danach Folgendes:

a) Auf der Seite des Zuwendenden (Arbeitgeber)

Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind stets als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Mit Blick auf die lohnsteuerliche Belastung des Arbeitnehmers, die für Sachbezüge oberhalb der 44-Euro-Freigrenze anfällt (s. hierzu unten), bestand für den Arbeitgeber schon bisher die Möglichkeit der Steuerübernahme durch individuelle Besteuerung. Seit 1. Januar 2007 ist die freiwillige Möglichkeit einer gesetzlich abgesicherten Pauschalversteuerung der Sachzuwendungen mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer), § 37b Absatz 2 EStG, hinzugekommen. Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Arbeitgeber in der Lohnsteueranmeldung anzugeben und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Pauschalierung ist allerdings nur in den Fällen zugelassen, in denen die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem zwischen den Beteiligten ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die eventuell steuergünstige Umwandlung von regulär zu besteuerndem Arbeitslohn in pauschal zu besteuernde Sachzuwendungen wird damit ausgeschlossen. Gleiches gilt für einen Gehaltsverzicht. Besteuerungsgrundlage sind Zuwendungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Kalenderjahr erbracht werden. Bei bestimmten Zuwendungen, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Nur der nach den hierzu ergangenen BMF-Erlassen pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach Paragraf 37b EStG zugrunde zu legen.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Arbeitnehmern gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Allerdings werden steuerfreie Sachbezüge innerhalb der 44-Euro-Freigrenze hier nicht miteinbezogen. Ebenso sind Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen sowie die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalierung einzubeziehen. Auch Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten anzusehen sind, sind nicht in die Pauschalierung einzubeziehen, soweit deren jeweiliger Wert 60 Euro nicht übersteigt.

Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung ist spätestens bis zu dem für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin zu treffen. Nach einer Verfügung der OFD Rheinland kann in Fällen, in denen bisher noch keinerlei Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschal besteuert wurden und entsprechende Sachverhalte im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung erstmals festgestellt werden, das Wahlrecht (erstmalig) noch ausgeübt werden.

Da die Übernahme der Pauschalsteuer aus Sicht des pauschalierenden Zuwendenden Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger ist, ist die Pauschalsteuer bei Zuwendungen an Arbeitnehmer des Schenkers stets als Betriebsausgabe abziehbar.

Zur Frage, wie hinsichtlich der zu entrichtenden Kirchensteuer zu verfahren ist, finden Sie einen Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder in der seitlichen Linkliste zum Download.

Hinweis: Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer von einem Dritten erhalten hat, können nicht von seinem Arbeitgeber nach § 37b EStG pauschal besteuert werden. Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen. Macht er von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch, ist der Arbeitgeber für diesen sogenannte Lohn von Dritter Seite zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.

Wichtig: Die Pauschalversteuerung führt nicht zur Sozialversicherungsfreiheit der Zuwendung. Zwar sind nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung gemäß § 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt. Diese umfasst jedoch keine Freistellung von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung bei Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer sowie an Arbeitnehmer eines Unternehmens, das mit dem zuwendenden Unternehmen innerhalb eines Konzerns verbunden ist.

b) auf der Seite des Zuwendungsempfängers (Arbeitnehmer)

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind prinzipiell wie Barlohnzahlungen zu versteuern. Hat der Schenker die Pauschalversteuerung nach den oben dargestellten Grundsätzen gewählt, wird der Zuwendungsempfänger allerdings aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Nicht jedoch – wie ursprünglich gehofft – aus der Sozialversicherungspflicht.

Ausnahmsweise sind die Zuwendungen bis zu einer Freigrenze von 44 Euro monatlich beim Empfänger überhaupt nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn es sich um einen sogenannten Sachbezug handelt. Während bei der steuerlichen Beurteilung von Geschenken an Nichtarbeitnehmer nicht danach unterschieden wird, ob es sich um eine Sachzuwendung, ein Geldgeschenk oder einen Geldgutschein handelt, muss bei Geschenken an Arbeitnehmer folglich beachtet werden, dass von der Steuerfreiheit ausdrücklich nur Sachbezüge erfasst werden. Geldgeschenke fallen hierunter grundsätzlich nicht. Nach drei Urteilen des Bundesfinanzhofs vom 11. November 2010 können neuerdings auch Geschenkgutscheine, die auf einen Geldbetrag ausgestellt sind (zum Beispiel ein Buchgutschein), bis zur Freigrenze von 44 Euro pro Monat als steuer- und abgabenfreier Sachbezug gelten. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer ein Wahlrecht hat. Dies giltdann, wenn er zwischen der Sache und der Auszahlung des Barbetrags in Höhe des Sachwertes wählen kann. In diesem Fall liegt stets steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, auch wenn der Arbeitgeber letztlich die Sache zuwendet.

Hinweis: Sogenannte Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, unterliegen ohnehin grundsätzlich nicht der Steuer. Als Aufmerksamkeiten gelten Zuwendungen des Arbeitgebers, die nach ihre Art und nach ihrem Wert Geschenken entsprechen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden. Dies sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, zum Beispiel Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.

3. Fazit

Letztlich hat der Zuwendende nach den aktuellen Regelungen ein Wahlrecht, ob er die Zuwendungen überhaupt nicht, individuell (bei Arbeitnehmern) oder pauschal versteuern will. Zur Vermeidung von missbräuchlicher Gestaltung soll der zuwendende Steuerpflichtige sein Wahlrecht zur Pauschalierung für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres innerhalb der jeweiligen Gruppe jedoch nur einheitlich ausüben können. Das Wahlrecht wird durch die Anmeldung der Pauschalsteuer ausgeübt und kann nicht widerrufen werden.

Die ausführlichen Details zur Anwendung der Pauschalbesteuerung hat das Bundesfinanzministerium in einem Erlass vom 19. Mai 2015 geregelt.

Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Beleganforderungen

Stand: Januar 2017

Wer kennt die Situation nicht: Vertragsverhandlungen werden unterbrochen und beim Mittagessen im benachbarten Restaurant fortgeführt. Abhängig vom Standard des gewählten Lokals und Anzahl der Personen sind Rechnungen von mehr als 150 Euro schnell erreicht. Damit das Essen auch steuerlich bleibt, was es ist – ein Arbeitsessen – und nicht zum Privatvergnügen wird, müssen Unternehmen die Standards verschiedener Rechtsvorschriften beachten.

So sind zum einen die Formalitäten zu beachten, die für den Gewinn mindernden Betriebsausgaben erforderlich sind zum anderen die Vorschriften, die für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung gelten. Gerade dieser Bereich hatte zu Beginn der Einführung dieser neuen Pflichtangaben für Rechnungen für Verwirrung gesorgt. Grund war, dass für den Betriebsausgabenabzug nicht dieselben Anforderungen wie für den Vorsteuerabzug galten. Dies hat sich mittlerweile geändert. Auch für den Betriebsausgabenabzug sind nun alle Angaben erforderlich, die umsatzsteuerliche Pflichtangabe für die Rechnung sind.

Doch selbst wenn alle Angaben korrekt sind, bleiben dennoch 30 Prozent des Rechnungsbetrags ertragsteuerliches so genanntes Privatvergnügen. Der Betriebsausgabenabzug ist auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt. Anders ist dies beim Vorsteuerabzug: Dieser besteht, sofern alle Formalien stimmen, zu 100 Prozent.

Was ist zu tun, damit Bewirtungskosten geltend gemacht werden können? Bei Bewirtungen in Gaststätten hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erstellen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist. Möglich ist der Nachweis auch auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird – zum Beispiel durch Aneinanderheften. Der Belegnachweis muss folgende Angaben enthalten:

  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung (Hinweis: möglichst genau, allgemeine Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch genügen nicht)
  • Namen der bewirteten Personen
  • Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers

Diesem (selbst erstellten) Nachweis ist die außerdem die korrekte Rechnung der Gaststätte beizufügen. Unabhängig von der Größe des Restaurants ist es dabei manchmal schwieriger als erwartet, den korrekten Beleg zu bekommen. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen in keinem Fall. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein. Weiter muss sie folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Tag der Bewirtung (wichtig: maschinell eingedruckt)
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel (wie Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet etc. Allgemeine Angaben wie Speisen und Getränke genügen nicht.)
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (für Beträge über 150 Euro siehe die im Folgenden genannten gesonderten Angaben zum Steuerausweis)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)

Bei Beträgen von über 150 Euro muss zusätzlich enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden, das heißt des Gastgebers
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Aktuell: Die Grenze für sogenannte Kleinbetragsrechnungen wird im Jahr 2017 voraussichtlich von 150 Euro auf mindestens 200 Euro steigen. Das Gesetzgebungsverfahren läuft allerdings noch und wird voraussichtlich erst im Februar 2017 abgeschlossen sein. Die Erhöhung der Betragsgrenze soll rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft treten.

Hinweis: Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Da diese nicht kassenmäßig ausgewiesen werden, sollten diese direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Dies ist in der Regel möglich.

Zusätzlich zu diesen Formalitäten gilt für alle Bewirtungen, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Die folgende Tabelle fasst die erforderlichen Angaben nach Rechnungshöhe und dem Grund ihrer Angabe zusammen:

Angabe

Rechnung
</= 150*

Rechnung
>150*

Erforderlich für Betriebsausgabenabzug

Erforderlich für Vorsteuerabzug

Name und Anschrift der Gaststätte

+

+

+

+

Tag der Bewirtung

+

+

+

- </= 150*

+ > 150*

Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel

+

+

+

+

Rechnungsbetrag

inkl. MwSt sowie anzuwendender Steuersatz

+

-

+

+

Aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie gesonderter Ausweis von MwSt-Satz und -betrag

-

+

+

+

Ausstellungsdatum der Rechnung

+

+

+

+

Anlass der Bewirtung

+

+

+

-

Namen der bewirteten Personen

+

+

+

-

Unterschrift des Bewirtenden

+

+

+

-

Rechnungsnummer

+

+

+

- </= 150*

+ > 150*

Steuernummer oder USt-IdNr.

-

+

+

+

Name des Bewirtenden

-

+

+

+

Anschrift des Bewirtenden

-

+

+

+

  • Ab 01.01.2017 durch gesetzliche Änderung voraussichtlich € 250,00

Die Übernahme der pauschalen ESt. nach § 37b EStG für Geschenke an Geschäftsfreunde unterliegt als weiteres Geschenk dem Abzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG und führt ggf. dazu, dass erst durch die Steuerübernahme die 35 €-Grenze überschritten wird.

Anm.: Im Schrifttum war die Beurteilung bisher umstritten. Soll die Abzugsfähigkeit der Geschenke durch Einhaltung der 35 €-Grenze erreicht werden, muss demnach bei der Disposition bereits die aus der beabsichtigten Anwendung des § 37b EStG zu erwartende Pauschalsteuer berücksichtigt oder von der Steuerübernahme Abstand genommen werden.

Der BFH hat entschieden, dass die Übernahme der pauschalen ESt nach § 37b EStG für ein Geschenk als weiteres Geschenk dem Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG unterliegt, soweit bereits der Wert des Geschenks selbst oder zusammen mit der übernommenen pauschalen ESt den Betrag von 35,00 € übersteigt.

Mit dieser Entscheidung wird der abzugsfähige Repräsentationsaufwand durch den BFH verringert, denn grds. ist es im Wirtschaftsleben gebräuchlich, Geschäftspartner zu kulturellen oder sportlichen Veranstaltungen einzuladen. Diese Geschenke, die die Geschäftsbeziehungen fördern oder Neukunden anwerben sollen, können beim Empfänger zu einkommensteuerpflichtigen Einnahmen führen. Müsste der Empfänger den Wert der Zuwendung jedoch versteuern, würde dies dem Zweck des Geschenks entgegenstehen. Daher ist es dem Schenkenden gesetzlich gestattet, die auf das Geschenk entfallende ESt des Beschenkten mit zu übernehmen. Macht dieser von dem Recht Gebrauch, wird die Steuer bei ihm mit einem Pauschsteuersatz von 30% erhoben. Diese (zusätzliche) Steuer hat der BFH nun als weiteres Geschenk beurteilt mit der Folge, dass ein Betriebsausgabenabzug danach nicht in Betracht kommt, wenn der Wert des Geschenks und die dafür anfallende Pauschalsteuer insgesamt 35 € übersteigen. Damit ist das Abzugsverbot auch dann anzuwenden, wenn diese Betragsgrenze erst aufgrund der Höhe der Pauschalsteuer überschritten wird.

Die Folge für die Praxis: nur Geschenke bis € 26,58 (+30% Pauschalsteuer 7,97, + 5,5% Solidaritätszuschlag 0,44= 34,99) bei einem zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer sind als Geschenk abzugsfähig. Der BFH hat damit die Grenze für abzugsfähige Geschenke um fast zehn Euro herabgesetzt. Dies sollten Sie schon jetzt bei der Planung Ihrer Weihnachtsgeschenke berücksichtigen!