Freiberufler und Gewerbetreibende: Sind freiwillig geführte Aufzeichnungen bei einer BP vorzulegen?

Sind freiwillig geführte Aufzeichnungen bei einer BP vorzulegen?

Fast jedes Unternehmen verfügt bereits über ein komplexes Datenverarbeitungssystem; Einkauf, Ver­kauf, Verbrauch, Zeiterfassung usw. Alle Informationen stehen jederzeit abrufbereit, zur Freude der Ent­scheidungsträger. Ob sie dabei bedacht haben, dass all diese internen Informationen „steuerlich rele­vant" sein könnten und damit im Rahmen einer Betriebsprüfung womöglich vorzulegen sind?

Die Auffassung der einzelnen Finanzgerichte ist hier strittig. Wahrend das Hessische Finanzgericht diesbezüglich ein elektronisches Datenzugriffsrecht der Be­triebsprüfung verneint hat, vertritt das FG Sachsen-Anhalt die Meinung, dass die ba­ren Betriebseinnahmen aus dem Verkauf von Waren von geringem Wert an eine große Anzahl von nicht feststellbaren Kunden lediglich dann nicht einzeln aufzuzeichnen (und damit aufzubewahren und vorzulegen) sind, wenn dies technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Gegen beide Entscheidungen ist allerdings Revision eingelegt worden.

Meine Empfehlungen kann nur lauten: Bis der BFH für Klarheit und Sicherheit sorgt, wird es noch eine Weile dauern. Auf der Grundlage der bisherigen BFH- und FG-Rechtsprechung habe ich einige Hinweise für Sie zusammengefasst:

  • Kleinbetriebe im Einzelhandel, Taxibetriebe, Imbisse, Zeitungskioske u.a. können von Aufzeichnungs­erleichterungen profitieren, die allerdings mit erhöhten Anforderungen an die Kassenführung ver­bunden sind. Es muss jederzeit ein Kassensturz möglich sein. Hierbei dürfen sich keine Fehlbeträge ergeben. Die Aufbewahrung von Einnahmenursprungsaufzeichnungen (z.B. Kassenrollen) ist nur dann nicht erforderlich, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wird. Die Tagesendsummenbons (Z-Bons) sind aufzubewahren:
  • Freiwillig geführte Aufzeichnungen, die nicht zum Verständnis oder zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen erforderlich sind, sind nach der derzeitigen Rechtslage nicht aufbewahrungspflichtig (z.B. bei einer Kfz-Werkstatt). Bei einer Verknüpfung der Daten kann der Steuerpflichtigen durch eine Trennung der aufbewahrungspflichtigen von den nicht aufbewahrungspflichtigen Daten den Zugriff der BP beschränken;
  • Sofern das Datenverarbeitungssystem des Mandanten bereits in verschiedene Vor- und Neben­systeme (z. B. Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsver­kehrssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Dokumenten-Management-System) und ein Hauptsystem (z. B. Finanzbuchführungssystem) unterteilt ist, ist ein Prüfsystem unbedingt einzuführen, um die Richtigkeit der ins Hauptsystem übernommenen Daten sicherzustellen;
  • Ich möchte Sie drauf hinweisen, dass, wenn Sie ein Warenwirtschaftssystem oder ein anderes Vorsystem für ihre Betriebe einführen wollen, die Gefahr besteht, dass bei angeblichen oder tatsächlichen Unstimmig­keiten in der Buchführung der Prüfer die Vorlage aller Dateien zur Kontrolle der Buchführung ver­langen kann. Sicher kann man wiederum mit der Vorlage der freiwillig geführten Aufzeichnungen auch eine überhöhte Schätzung widerlegen.

Beachten Sie: Das BMF bereitet zurzeit ein neues Schreiben vor, in dem die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU zusammengefasst und aktualisiert werden. Es wird erwartet, dass darin auch zur Frage der Aufbewahrungspflicht bezüglich der Daten aus den Vorsystemen der Finanzbuchhaltung (insbes. Kassen- und Waren Wirtschaftssystem) Stellung genommen wird.