Freiberufler und Gewerbetreibende: Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde

Geschenke, ein Dauerthema in der Betriebsprüfung.

Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeiter

Weihnachten ist Geschenke-Zeit. Was liegt also näher als auch Geschäftspartnern, Geschäftsfreunde, Kunden und Mitarbeitern das eine oder andere Geschenk machen zu wollen. Dabei stellt sich trotz aller Freude am Schenken die Frage ob und inwiefern sich derartige Ausgaben steuerliche berücksichtigen lassen. Dabei gibt es große Unterschiede. Ob und wie diese abzugsfähig sind, hängt vorrangig damit zusammen, für wen die Geschenke oder Aufmerksamkeiten bestimmt sind. Es gibt für jede Art der Aufmerksamkeit gewisse Freigrenzen, die nicht überschritten werden dürfen, damit die Buchhaltung sie noch als Betriebsausgaben bei den Steuern angeben kann.

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner

Bei Geschenken für Geschäftspartner muss man folgendes beachten: Wichtig ist, dass keinerlei Gegenleistung des Beschenkten über das normale Verhältnis hinaus in Bezugnahme auf das Geschenk vorliegen darf. Das heißt zum Beispiel dass ein Geschäftspartner durchaus ein Geschenk annehmen darf, darüber hinaus aber keinerlei Gegenleistung (z.B. einen Preisnachlass), die über das normale Maß der bisherigen Gepflogenheiten hinausgehen, einräumen darf. Für Lieferanten oder ähnliche Geschäftspartner gilt das gleiche.

Außerdem muss diese Art der Aufmerksamkeiten immer einen betrieblichen Hintergrund haben. Ein solcher betrieblicher Hintergrund wäre zum Beispiel der Geburtstag des Geschäftspartners, das Firmenjubiläum des Geschäftspartners oder ein ähnlich gelagertes Ereignis. Auch für diese Art der Aufmerksamkeiten gibt es eine Freigrenze. Diese liegt in diesem Fall bei 35,00 Euro pro beschenkter Person pro Jahr, wobei es sich hier, bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmern, um einen Nettobetrag handelt (= also 35,00 Euro netto ohne USt). Diese Grenze darf im Gegensatz zu Freibeträgen auf keinen Fall überschritten werden, da sonst der gesamte Betrag nicht abgesetzt werden kann, d.h. also in der Summe darf einem Geschäftspartner im Jahr nicht mehr als netto 35,00 Euro zugewendet werden, wobei die Zuwendung auch aus einem Warengutschein bestehen kann.

Aufmerksamkeiten für Kunden

Im Gegensatz zu Werbemitteln, wie Anzeigen in Zeitungen oder im Internet oder andere mögliche Werbung unterliegen Werbegeschenke gewissen Einschränkungen. Im Normalfall beschränkt sich die Absetzbarkeit von Werbegeschenken nur auf den Netto-Kaufpreis des entsprechenden Artikels, sowie auf die Umverpackung und den Werbe Aufdruck. Bei höherwertigen Geschenken für die Kunden wird im Einzelfall sogar verlangt, dass die Namen der Kunden komplett aufgelistet werden. Diese Maßnahme greift vor allem bei höherwertigen Geschenken für besonders treue Kunden, die zum Teil nicht direkt im Geschäft sondern nach Hause zugestellt werden. Die Verpflichtung des Auflistens der Namen entfällt allerdings für die üblichen so genannten Streuartikel, wie zum Beispiel Feuerzeuge, Kugelschreiber, Kalender, Schlüsselanhängern, Textmarker oder andere Artikel dieser Art. Der Wert eines Streuartikels endet bei netto 10,00 Euro.

Diese Regelungen sollen verhindern, dass man völlig überteuerte oder zu hochwertige Geschenke als Betriebsausgabe buchen kann. Wer also Geschenke absetzen möchte, sollte darauf achten dass diese im angemessenen Rahmen bleiben. Trotzdem stellen Werbegeschenke oder Gaben für Kunden einen nicht unerheblichen Teil der Ausgaben einzelner Betriebe dar. Deswegen ist es sehr wichtig auf die vorgenannten Regelungen zu achten, damit diese Ausgaben komplett im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien als Betriebsausgaben deklariert werden können. Diese sind somit auch steuerlich abzugsfähig und werden als Gewinn mindernd anerkannt.

Wichtig für die Abzugsfähigkeit all dieser Geschenke, Aufmerksamkeiten und Zuwendungen ist, dass diese Beträge, entweder auf einem gesonderten Konto oder aber in einer eigenen Spalte oder auch Aufstellung einzeln erfasst werden. Eine nachträgliche Umbuchung über das gesonderte Konto oder auf eine nachträglich angelegte Spalte oder Aufstellung reichen in diesem Fall nicht aus. Wer versucht eine nachträgliche Umbuchung vorzunehmen, riskiert die Anerkennung aller Beträge.

So werden Geschenke an Arbeitnehmer lohnsteuerlich behandelt

Nicht nur die in Geld gezahlten Vergütungen, auch Sachzuwendungen gehören bekanntlich zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Geschenke, die Arbeitnehmern als Sachzuwendung gewährt werden, können jedoch unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleiben bzw. mit günstigen pauschalen Steuersätzen versteuert werden. Nachstehend ein Schema, mit dem Sie die Behandlung von Geschenken schnell überschauen können:

Aufmerksamkeiten – Geschenke aus persönlichem Anlass

Als Aufmerksamkeiten werden Sachleistungen des Arbeitgebers bezeichnet, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und die zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen. Sie gehören dem Grunde nach nicht zum Arbeitslohn und sind folglich steuerfrei.

Zu den Aufmerksamkeiten gehören alle Sachzuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich eines besonderen persönlichen Anlasses vom Arbeitgeber erhalten und deren Wert einschließlich Umsatzsteuer 40 Euro nicht übersteigt. Das sind zum Beispiel Blumen, ein Buch, eine CD oder eine Flasche Wein. Persönliche Anlässe sind zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, aber auch Arbeitnehmer-Jubiläen und Verabschiedungen.

Wichtig:

Begünstigt sind nur Sachzuwendungen. Geldgeschenke müssen immer als Arbeitslohn versteuert werden, auch wenn ihr Wert gering ist.

Beispiel

Anlässlich der Geburt eines Kindes erhält ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ein mit Münzen gefülltes Sparschwein.

Ergebnis: Das Sparschwein selbst gehört als Sachzuwendung nicht zum Arbeitslohn, wenn der Wert 40,00 Euro nicht übersteigt (Aufmerksamkeit). Der Inhalt/das Bargeld muss jedoch als Arbeitslohn versteuert werden.

Wichtig:

Bei der 40,00-Euro-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze. Wird diese überschritten, gehört der Gesamtbetrag zum Arbeitslohn, nicht nur der 40,00 Euro übersteigende Betrag. Die Freigrenze gilt übrigens je Anlass.

Beispiel

Zur Hochzeit erhält eine Arbeitnehmerin vom Arbeitgeber eine Vase im Wert von 70,00 Euro. Im gleichen Monat erhält sie anlässlich ihres Geburtstags einen Blumenstrauß im Wert von 35,00 Euro. Ergebnis: Da für die Vase als Hochzeitsgeschenk die 40,00-Euro-Grenze überschritten ist, muss der gesamte Wert der Vase als Arbeitslohn versteuert werden. Der Blumenstrauß von 35,00 Euro aus Anlass des Geburtstags gehört jedoch als Aufmerksamkeit nicht zum Arbeitslohn.

Belohnungsgeschenke – Geschenke zu sonstigen Anlässen

Sachgeschenke, die an Arbeitnehmer gegeben werden und die keinen persönlichen Anlass haben, gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dies gilt zum Beispiel für Weihnachtsgeschenke. Solche Sachzuwendungen können aber steuerfrei bleiben, wenn sie die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44,0 Euro nicht überschreiten.

Beispiel

Für die spontane Unterstützung beim Abschluss eines Projekts erhält eine Arbeitnehmerin am nächsten Tag als Dankeschön vom Arbeitgeber einen Blumenstrauß im Wert von 35,0 Euro. Andere Sachzuwendungen erhält sie in dem Monat nicht.

Ergebnis: Da die Blumen nicht anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses überreicht werden, gehören sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Da die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44,00 Euro eingehalten ist, kann die Versteuerung unterbleiben.

Auch Gutscheine mit aufgedrucktem Euro-Betrag können als Sachzuwendung behandelt werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch hat, anstelle des Gutscheins einen Betrag in Geld zu verlangen. Die Frage, ob Barlohn oder Sachbezug vorliegt, ist nach der BFH-Rechtsprechung danach zu entscheiden, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann, und nicht, wie der Arbeitgeber den Anspruch erfüllt. Kann der Arbeitnehmer nur die Sache verlangen, liegt stets Sachbezug vor. Hat er ein Wahlrecht, liegt eine Geldzuwendung vor.

Beispiel

Zum Geburtstag erhalten alle Arbeitnehmer einen Gutschein im Wert von 25,00 Euro, die in einem Buchladen eingelöst werden können. Die Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf einen entsprechenden Geldbetrag.

Ergebnis: Die Gutscheine werden als Sachzuwendung behandelt. Sie führen als Aufmerksamkeit nicht zu Arbeitslohn.

Bei Gutscheinen, die bei Dritten einzulösen sind, erfolgt der Zufluss des Arbeitslohns (= Zeitpunkt der Versteuerung) mit Übergabe des Gutscheins an den Arbeitnehmer, weil dieser zu dem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst.

Wertermittlung bei Sachzuwendungen

Zur Ermittlung des als Arbeitslohn zu erfassenden Betrags müssen Sachzuwendungen grundsätzlich mit dem „um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort“ bewertet werden. Zur Vereinfachung kann die Bewertung mit 96 Prozent des Preises erfolgen, zu dem die jeweilige Ware im allgemeinen Geschäftsverkehr angeboten wird. Mit dem pauschalen Preisabschlag von 4 Prozent werden die üblicherweise gewährten Preisnachlässe berücksichtigt.

Beachten Sie:

Die Finanzverwaltung lässt die Anwendung dieser „96-Prozent-Regelung“ bei Gutscheinen mit aufgedrucktem Euro-Betrag allerdings nicht zu, da bei Gutscheinen mit Euro-Betrag auf die Gutscheine selbst üblicherweise keine Rabatte gewährt werden.

Pauschalversteuerung von Sachgeschenken

Geschenke, die nach obigen Grundsätzen steuerpflichtig sind, kann der Arbeitgeber statt der Individualversteuerung wie folgt pauschal versteuern.

Pauschalierung nach § 37b EStG

Hat sich der Arbeitgeber für die pauschale Versteuerung von Sachzuwendungen, die Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, entschieden (§ 37b Abs. 2 EStG), gilt der Pauschalsteuersatz von 30 Prozent auch für die Versteuerung von steuerpflichtigen Geschenken. Bei der Pauschalierung nach § 37b EStG bleiben die Sachzuwendungen allerdings sozialversicherungspflichtig.

Bemessungsgrundlage für die pauschale Steuer sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für die Sachzuwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Die Bewertung nach der „96-Prozent-Regelung“ ist ausgeschlossen. Sachgeschenke, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, sind als „Streuwerbeartikel“ anzusehen und brauchen nicht versteuert zu werden.

Pauschalierung bei Übereignung von Personal Computern und Zubehör

Verschenkt der Arbeitgeber einen Personal Computer oder PC-Zubehör, kann der Arbeitgeber den Vorteil mit einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent versteuern. Der Arbeitnehmer wird dann weder mit Steuerabzugsbeträgen noch Sozialabgaben belastet.

Pauschalierung für Geschenke aus Anlass von Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen gehören nicht zum Arbeitslohn, wenn es sich um übliche Veranstaltungen handelt. Als üblich werden zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr anerkannt, bei denen die Aufwendungen des Arbeitgebers 110,00 Euro einschließlich Umsatzsteuer je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

In die 110,00-Euro-Grenze sind auch Geschenke bis zu einem Wert von 40,00 Euro einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen, die aus Anlass von Betriebsveranstaltungen gewährt werden. Als üblich wird auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke bis 40,00 Euro an solche Arbeitnehmer angesehen, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten; das gilt aber nicht für eine deswegen gewährte Barzuwendung.

Übersteigt der Wert der Geschenke die 40,00-Euro-Grenze, sind sie zwar nicht in die Prüfung der 110,00-Euro-Grenze einzubeziehen. Sie können aber mit dem Pauschalsteuersatz für Betriebsveranstaltungen von 25 Prozent versteuert werden und bleiben dann in der Sozialversicherung beitragsfrei. Diese günstige Versteuerung kann allerdings nur für Geschenke angewendet werden, die den Rahmen und das Programm der Betriebsveranstaltung betreffen, zum Beispiel eine Tombola. Geschenke, die nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind individuell oder nach § 37b Abs. 2 EStG zu versteuern.

Beispiel

Auf der Weihnachtsfeier, die für das gesamte Unternehmen durchgeführt wird, wird dem besten Vertriebsmitarbeiter ein Gutschein im Wert von 200,00 Euro überreicht. Es wird auch eine Tombola veranstaltet, für die alle Arbeitnehmer unentgeltlich ein Los erhalten und bei der neben kleineren Gewinnen bis 40,00 Euro inklusive Umsatzsteuer als Hauptpreis ein Fahrrad im Wert von 800,00 Euro verlost wird.

Ergebnis: Der Gutschein an den Vertriebsmitarbeiter wird nur bei Gelegenheit der Betriebsveranstaltung überreicht. Er gehört daher nicht zu den Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen und ist individuell zu versteuern. Die Sachpreise bei der Tombola bis 40,00 Euro sind in die 110,00-Euro-Grenze einzubeziehen. Das Fahrrad ist wegen Überschreitens der 40,00-Euro-Grenze nicht in die 110,00-Euro-Grenze einzubeziehen, kann aber mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.