Freiberufler und Gewerbetreibende: Ersetzendes Scannen/Können Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ersetzendes Scannen / Können Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Die Digitalisierung des Büros ist geplant? Eingangsrechnungen werden also gescannt, dann verbucht, wobei das gescannte Bild mit dem Buchungssatz verbunden wird. Können anschließend die Originalbelege vernichten?

Was gegen eine Vernichtung spricht: Das Finanzgericht München hat vor einiger Zeit entschieden, dass eingescannte Ausfuhrbelege nicht als Belegnachweis für steuerfreie Ausfuhrlieferungen genügen. (FG München, 19.05.10, EFG 10, 1934)

Was für eine Vernichtung der Belege spricht: Das Bundesfinanzministerium hat in den neuen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, 14.11.14, BStBl. I 14, 1450) in Ziffer 4.1, Rz 68 „Belegsicherung“ geschrieben: „Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage, durch zeitgerechte Erfassung in Grundaufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.“. Dies könnte darauf hindeuten, dass gescannte Rechnungen nach dem Scannen vernichten werden dürfen (so ausdrücklich im oben erwähnten BMF-Schreiben in Rz 140). Das Bundeswirtschaftsministerium und die Deutsche Industrie- und Handelskammer unterstützen das.

Warnung: Die eingescannten Belege können nach dem Scannen - ohne steuerliche Probleme zu riskieren - eigentlich vernichtet werden. Es gibt dazu allerdings bisher keine höchstrichterliche Rechtsprechung. Wer also zu 100 Prozent auf Nummer Sicher gehen will, vernichtet seine Belege trotz Verfahrensdokumentation, Barcode und ordnungsgemäßem Scan-Prozess lieber erst einmal noch nicht.