Freiberufler und Gewerbetreibende: BMF: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Immer wieder im Blickpunkt:

Kassenaufzeichnungen, sagen Sie nicht, Sie wären nicht informiert worden!!

BMF: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Zum 31.12.2016 lief die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aus. Ab dem 01.01.2017 müssen Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 AO, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassen-funktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor, die am Tag nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft tritt.

Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Ab dem 01.01.2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u.a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

- Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z.B. für Prüfungszwecke.

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird u.a. durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die im Ein­vernehmen zwischen dem BMF, dem BMI und dem BMWi erstellt wird und der Zustimmung des Deutschen Bundestags und des Bundesrats bedarf. Diese Rechtsverordnung soll im Jahr 2017 erarbeitet werden. Daran wird sich das Verordnungsgebungsverfahren anschließen.

Weiterhin ist ab dem 01.01.2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht unter den Voraussetzungen des § 148 AO die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabe-pflicht.

Ab dem 01.01.2020 haben Stpfl., die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen FA mitzuteilen. Diejenigen Stpfl., die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.01.2020 zu erstatten.