Alle Steuerzahler: Sieben Tipps für die e-Mail-Kommunikation

Sieben Tipps für die E-Mail-Kommunikation

Auf diese Punkte sollten Unternehmer ebenso wie Mitarbeiter achten

Thema nennen: In die Betreffzeile gehört eine eindeutige Überschrift. Formulieren Sie für jede Nachricht einen neuen Betreff, sonst lassen sich ältere Mails im Posteingang kaum zuordnen.

Inhalt eingrenzen: Eine Mail sollte sich auf ein Thema konzentrieren und für den Leser klar formuliert sein. Wirft sie neue Fragen auf, statt bestehende zu beantworten, verursacht das Arbeit.

Prioritäten setzen: Antworten Sie nicht immer sofort. Oft reicht eine Reaktion am nächsten Tag. Wichtig ist, dringende Mails zu erkennen und umgehend inhaltlich fundiert zu beantworten.

Vertraulichkeit beachten: Vermeiden Sie Mailketten. Kaum einer prüft beim schnellen Weiterleiten, ob irgendwo unten eine Information steht, die der neue Empfänger nicht sehen sollte.

Höflichkeit wahren: Wenn eine unverschämte Mail Sie auf die Palme bringt, sollten Sie mit der Antwort warten. Die erste Reaktion ist selten die beste, und Mails lassen sich nicht zurückholen.

Direktkontakt suchen: Vermeiden Sie Mail-Pingpong. Lässt sich ein komplexer Sachverhalt oder ein heikles Anliegen nicht klären, sollten Sie anrufen und Missverständnisse so ausräumen.

Rechtliches beachten: Klären Sie mit Ihrem Anwalt, was bei geschäftlichen Mails zu bedenken ist, etwa bei der Archivierung. Nutzen Sie niemals Chatdienste für geschäftliche Vereinbarungen oder Inhalte. Mails lassen sich verschlüsseln und später besser dokumentieren.